Tóm tắt nhanh
Một công ty tổ chức sự kiện uy tín cho doanh nghiệp cần có pháp nhân rõ ràng, giấy phép lữ hành phù hợp nếu chương trình có đi lại và lưu trú (giấy phép quốc tế nếu ra nước ngoài), hợp đồng tách từng hạng mục và hoá đơn do chính bên ký hợp đồng xuất. Tra số giấy phép trên quanlyluhanh.vn và hỏi rõ bảo hiểm trước khi đặt cọc. Xem dịch vụ sự kiện doanh nghiệp của chúng tôi.
Muốn tìm công ty tổ chức sự kiện uy tín, doanh nghiệp nên bắt đầu từ giấy tờ chứ không phải từ bộ ảnh đẹp trong hồ sơ năng lực. Ba thứ cần kiểm trước khi ký là pháp nhân và giấy phép, cấu trúc hợp đồng, cách xuất hoá đơn. Bài này đưa ra một quy trình kiểm tra mà phòng hành chính, nhân sự hoặc kế toán có thể làm trong một buổi.
Công ty tổ chức sự kiện uy tín khác gì một đơn vị “làm được việc”
Khi mọi thứ đúng kế hoạch, đơn vị nào cũng làm được. Khác biệt nằm ở lúc có sự cố: chuyến bay đổi giờ, số khách tăng sát ngày, resort báo hết hạng phòng đã giữ. Khi đó, thứ bảo vệ doanh nghiệp là hợp đồng rõ trách nhiệm, tư cách pháp lý đầy đủ và một người phụ trách có thẩm quyền xử lý. Nếu chương trình có đi lại và lưu trú, như hội nghị kết hợp nghỉ dưỡng hay du lịch khen thưởng, bạn đang mua một chương trình du lịch, lĩnh vực kinh doanh có điều kiện.
Bước 1: kiểm tra pháp nhân và giấy phép lữ hành
Theo Luật Du lịch, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành phải có giấy phép, chia thành hai loại: lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế. Đơn vị chỉ có giấy phép nội địa thì không được tổ chức đưa khách Việt Nam ra nước ngoài. Vì vậy, nếu chương trình của bạn có chặng nước ngoài, hãy hỏi thẳng số giấy phép lữ hành quốc tế.
Cách kiểm tra đơn giản: lấy số giấy phép trên hồ sơ, tra tại quanlyluhanh.vn, cổng thông tin quản lý lữ hành của cơ quan nhà nước. Kết quả tra cứu cần khớp tên doanh nghiệp, loại giấy phép và tình trạng còn hiệu lực. Đối chiếu thêm mã số thuế trên cổng tra cứu của cơ quan thuế.
Với sự kiện thuần tuý trong thành phố, không lưu trú hay di chuyển, đơn vị tổ chức không bắt buộc có giấy phép lữ hành. Khi đó, hãy xem người ký hợp đồng có đúng là người đại diện hoặc được uỷ quyền hợp lệ.
Bước 2: đọc hợp đồng theo từng hạng mục
Hợp đồng tốt cho doanh nghiệp là hợp đồng mà kế toán đọc vẫn hiểu. Thay vì một dòng “trọn gói chương trình”, nên yêu cầu phụ lục tách hạng mục: vé máy bay, phòng nghỉ, hội trường, âm thanh ánh sáng, ăn uống, xe, hướng dẫn viên, hoạt động gắn kết, quà tặng, phí dịch vụ.
Những điều khoản nên có trong hợp đồng hoặc phụ lục:
- Danh mục dịch vụ bao gồm và không bao gồm, viết bằng câu cụ thể, không dùng “và các dịch vụ khác”.
- Hạn chốt số khách và cách tính khi tăng, giảm sau hạn đó.
- Lịch thanh toán gắn với mốc công việc: đặt cọc giữ chỗ, thanh toán khi xác nhận dịch vụ, quyết toán sau chương trình.
- Điều khoản huỷ và đổi ngày theo từng mốc thời gian, nêu rõ hạng mục nào phụ thuộc chính sách hãng bay hoặc resort.
- Bất khả kháng: thiên tai, dịch bệnh, hãng bay huỷ chuyến, và cách hai bên chia trách nhiệm.
- Nghiệm thu và thanh lý: biên bản nghiệm thu, bộ chứng từ đi kèm, thời hạn quyết toán.
Cần một bản báo giá tách hạng mục để bộ phận kế toán dễ duyệt? Nhận báo giá sự kiện
Bước 3: thống nhất hoá đơn trước, không để đến lúc quyết toán
Nhiều doanh nghiệp chỉ hỏi về hoá đơn khi chương trình đã xong, và lúc đó mới phát hiện hoá đơn không khớp nội dung hợp đồng. Nên thống nhất từ đầu ba điểm: đơn vị nào xuất hoá đơn (phải trùng bên ký hợp đồng), nội dung ghi trên hoá đơn, và thời điểm xuất. Hoá đơn điện tử cần khớp tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp bạn.
Bước 4: bảo hiểm và an toàn cho người tham gia
Với đoàn đi nước ngoài, bảo hiểm du lịch gần như luôn là điều kiện của hồ sơ thị thực, và doanh nghiệp lữ hành quốc tế có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho khách trong thời gian đi theo chương trình, trừ khi khách đã có. Với đoàn trong nước, nên hỏi bảo hiểm du lịch cho từng người, nhất là khi có hoạt động ngoài trời, trên biển hay team building vận động.
Đừng chỉ nghe “có bảo hiểm”: hãy xin tên đơn vị bảo hiểm, quyền lợi chính, thời gian hiệu lực và danh sách người được bảo hiểm.
Bảng kiểm tra nhanh trước khi ký
| Hạng mục cần kiểm | Cách kiểm tra | Dấu hiệu nên dừng lại hỏi kỹ |
|---|---|---|
| Pháp nhân | Đối chiếu tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở trên báo giá với hợp đồng và hoá đơn | Báo giá đứng tên cá nhân, hoặc mỗi chứng từ một tên công ty khác nhau |
| Giấy phép lữ hành | Tra số giấy phép trên cổng quanlyluhanh.vn, xem đó là giấy phép nội địa hay quốc tế | Không cung cấp được số giấy phép, hoặc chỉ có giấy phép nội địa nhưng nhận tour nước ngoài |
| Điều khoản huỷ, đổi | Đọc mốc huỷ theo số ngày trước sự kiện và cách tính phí cho từng hạng mục | Một mức phạt chung cho mọi trường hợp, không nói hạng mục nào hoàn được |
| Nhân sự điều phối | Hỏi tên người phụ trách chính và số người có mặt tại chỗ | Không xác định được ai chịu trách nhiệm trong ngày diễn ra chương trình |
Metta Voyage hỗ trợ gì
Metta Voyage đã phục vụ hơn 2.000 booking với hơn 10.100 khách, được đánh giá 4.9★ trên Tripadvisor. Với doanh nghiệp, chúng tôi gửi báo giá tách hạng mục, ký hợp đồng và xuất hoá đơn đầy đủ, chỉ định một chuyên viên phụ trách xuyên suốt. Với chương trình tại resort, chúng tôi kiểm tra phòng họp, sức chứa và lịch trống của resort trước khi báo giá. Xem thêm về chúng tôi và danh mục resort nghỉ dưỡng 4–5 sao.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức hội nghị trong thành phố có cần đơn vị có giấy phép lữ hành không?
Không bắt buộc nếu chỉ có hội trường, ăn uống và sân khấu. Khi có lưu trú, di chuyển và tham quan, nên chọn doanh nghiệp có giấy phép lữ hành.
Tra giấy phép lữ hành ở đâu?
Tra số giấy phép trên quanlyluhanh.vn và đối chiếu tên doanh nghiệp, loại giấy phép, tình trạng hiệu lực với hồ sơ đơn vị gửi cho bạn.
Metta Voyage có xuất hoá đơn cho doanh nghiệp không?
Có. Chúng tôi ký hợp đồng và xuất hoá đơn đầy đủ cho chương trình doanh nghiệp. Xem thêm tại trang sự kiện doanh nghiệp.
Gửi cho chúng tôi mục tiêu chương trình, số khách và thời gian dự kiến để nhận đề xuất kèm hợp đồng mẫu. Nhận báo giá sự kiện. Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế (giấy phép 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) tại Hà Nội.
Hành trình gợi ý
Trung Quốc và Nhật Bản 13 ngày: Bắc Kinh, Thượng Hải, Kyoto và Tokyotừ 47.400.000đXem chương trình →
Nhật Bản và Hàn Quốc 13 ngày: Tokyo, Kyoto, Osaka, Seoul và Busantừ 47.400.000đXem chương trình →
Hà Nội – Hạ Long – Hội An, Bangkok và Bali 15 ngày: ba nước một hành trìnhtừ 70.300.000đXem chương trình →
Comment (0)