Trả lời nhanh
Để tổ chức chuyến đi riêng cho hội nhóm 15–40 người: chốt ban tổ chức 2–3 người, gom danh sách và ngày đi sớm, chọn điểm đến cả nhóm đi được, nhờ một đơn vị lữ hành có giấy phép lập lịch trình và báo giá tách hạng mục, rồi giữ chỗ phòng, xe theo khối.
Họp lớp kỷ niệm 20 năm ra trường, chuyến đi của hội đồng hương, câu lạc bộ ảnh hay nhóm bạn đã đi cùng nhau nhiều năm: những chuyến đi như vậy thường có 15–40 người, nhiều độ tuổi, nhiều nơi ở khác nhau. Khó nhất không phải chọn điểm đến mà là chốt được danh sách, thống nhất ngày và giữ chỗ kịp. Dưới đây là cách làm chúng tôi hay gợi ý cho ban tổ chức.
Bước 1: lập ban tổ chức nhỏ
Hai đến ba người là đủ: một người lo danh sách và liên lạc, một người lo tài chính, một người làm việc với đơn vị tổ chức. Ban tổ chức nên thống nhất trước ngân sách dự kiến cho mỗi người, số ngày, đi trong nước hay nước ngoài, rồi mới gửi khảo sát cho cả nhóm.
Bước 2: chốt danh sách và ngày đi
Gửi 2–3 phương án ngày, hạn trả lời rõ ràng. Với đoàn đi dịp cao điểm (hè, lễ 30/4 – 1/5, Tết), nên chốt trước 2–3 tháng vì phòng và vé máy bay theo khối hết nhanh. Hãy hỏi luôn ai đi kèm vợ chồng, con cháu, ai cần phòng riêng để lên danh sách phòng ngay từ đầu.
Bước 3: chọn điểm đến hợp cả nhóm
| Mong muốn của nhóm | Gợi ý |
|---|---|
| Đi gần, 2–3 ngày, nhiều độ tuổi | Ninh Bình, Hạ Long – Lan Hạ |
| Có biển, resort cho cả gia đình | Đà Nẵng – Hội An, Phú Quốc |
| Ra nước ngoài, thủ tục gọn | Thái Lan, Campuchia, Lào, Bali (miễn thị thực cho công dân Việt Nam) |
| Chuyến đi “để đời” | Nhật Bản, Hàn Quốc, châu Âu (cần visa, chuẩn bị 2–3 tháng) |
Xem thêm các hướng đi trên trang tour nước ngoài cao cấp và địa điểm trong nước cho đoàn.
Bước 4: đoàn riêng hay ghép đoàn
Từ khoảng 10 khách, đoàn riêng thường hợp lý hơn: xe và hướng dẫn viên chỉ phục vụ nhóm bạn, lịch trình đổi được, có thời gian cho chương trình riêng như buổi họp mặt, chụp ảnh kỷ niệm. Đi nước ngoài, đoàn có trưởng đoàn từ Việt Nam và hướng dẫn viên tiếng Việt tại điểm đến (tuỳ tình trạng hướng dẫn viên ở từng nước). Bài tour nước ngoài đoàn riêng hay ghép đoàn so sánh kỹ hai cách đi này.
Bước 5: tiền và hợp đồng
Đơn vị tổ chức nên gửi báo giá tách hạng mục (khách sạn, xe, vé, ăn uống, tham quan, chương trình riêng) và hợp đồng rõ điều khoản đặt cọc, thanh toán, đổi người, huỷ. Ban tổ chức thu tiền theo mốc của hợp đồng và giữ một khoản dự phòng nhỏ cho chi phí phát sinh như quà lưu niệm, băng rôn.
Bước 6: chương trình kỷ niệm
Một bữa tối riêng có phát biểu ngắn, chiếu ảnh cũ, một hoạt động chung như lớp nấu ăn hoặc đi thuyền: đó thường là phần mọi người nhớ nhất. Hãy báo trước để chúng tôi tìm không gian phù hợp và chuẩn bị âm thanh, màn chiếu khi cần.
Khi danh sách đã tạm chốt, bạn có thể gửi thông tin qua trang tour đoàn riêng để nhận lịch trình và báo giá.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn bao nhiêu người thì nên đi đoàn riêng?
Từ khoảng 10 khách, đoàn riêng thường hợp lý vì có xe, hướng dẫn viên và lịch trình riêng cho nhóm.
Nên chốt danh sách trước bao lâu?
Trong nước nên chốt trước 4–6 tuần; nước ngoài miễn visa 6–8 tuần; điểm đến cần visa từ 2–3 tháng; dịp cao điểm nên sớm hơn.
Có xuất hoá đơn cho hội, câu lạc bộ không?
Có. Chúng tôi làm hợp đồng, báo giá tách hạng mục và xuất hoá đơn VAT khi hội hoặc doanh nghiệp tài trợ cần.
Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế có giấy phép số 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT, văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM. Gửi yêu cầu báo giá cho đoàn của bạn, chúng tôi phản hồi trong 24 giờ làm việc.
Hành trình gợi ý
Trung Quốc và Nhật Bản 13 ngày: Bắc Kinh, Thượng Hải, Kyoto và Tokyotừ 47.400.000đXem chương trình →
Nhật Bản và Hàn Quốc 13 ngày: Tokyo, Kyoto, Osaka, Seoul và Busantừ 47.400.000đXem chương trình →
Hà Nội – Hạ Long – Hội An, Bangkok và Bali 15 ngày: ba nước một hành trìnhtừ 70.300.000đXem chương trình →
Comment (0)