Trả lời nhanh
Khi đón đối tác nước ngoài, doanh nghiệp nên tách phần làm việc và phần đón tiếp: một đơn vị lữ hành có giấy phép lo visa (hướng dẫn qua evisa.gov.vn), đón tiễn, khách sạn, xe, tham quan, bữa tối tiếp khách và hướng dẫn viên đúng ngôn ngữ, còn doanh nghiệp tập trung vào nội dung làm việc.
Đối tác sang thăm nhà máy, khách hàng đến ký hợp đồng, nhà đầu tư khảo sát dự án: những chuyến thăm như vậy thường chỉ 3–5 ngày nhưng để lại ấn tượng lâu dài về doanh nghiệp. Phòng hành chính thường vừa lo lịch làm việc vừa lo đón tiếp nên rất dễ quá tải. Metta Voyage là công ty lữ hành quốc tế đón khách nước ngoài hằng ngày, nên phần đón tiếp có thể giao trọn cho một đầu mối.
Trước khi khách sang
- Visa: phần lớn khách nước ngoài dùng thị thực điện tử trên cổng chính thức evisa.gov.vn; một số nước được miễn thị thực theo quy định hiện hành. Hãy nhắc khách kiểm tra sớm.
- Lịch bay: gom giờ đến của từng người để xếp xe đón theo nhóm.
- Khách sạn: chọn khách sạn gần nơi làm việc, có phòng họp nhỏ nếu cần họp nội bộ buổi tối.
- Ăn uống: hỏi trước chế độ ăn (chay, halal, kosher, dị ứng) để báo nhà hàng.
Một khung chương trình 4 ngày (minh hoạ)
| Ngày | Buổi sáng | Buổi chiều – tối |
|---|---|---|
| 1 | Đón sân bay, nhận phòng | Dạo phố cổ Hà Nội nhẹ nhàng, bữa tối chào mừng |
| 2 | Làm việc tại văn phòng/nhà máy | Làm việc; tối tự do hoặc xem múa rối nước |
| 3 | Làm việc | Bữa tối tiếp khách với ban lãnh đạo |
| 4 | Tham quan Hạ Long – Lan Hạ trên du thuyền ngày hoặc Ninh Bình | Tiễn sân bay |
Với khách ở TP.HCM, ngày tham quan có thể là đồng bằng sông Cửu Long; với khách làm việc ở miền Trung, phố cổ Hội An buổi tối là lựa chọn khó quên.
Hướng dẫn viên và người điều phối
Chúng tôi bố trí hướng dẫn viên tiếng Anh, hoặc tiếng Ý, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Nga, Trung, Ả Rập, Do Thái theo ngôn ngữ của đoàn khách (đặt trước, tuỳ tình trạng hướng dẫn viên). Một người điều phối giữ liên lạc với phòng hành chính của doanh nghiệp và đường dây 24/7 luôn mở trong thời gian khách ở Việt Nam.
Bữa tối tiếp khách
Bữa tối với ban lãnh đạo là phần quan trọng nhất của chuyến thăm. Hãy chọn không gian yên tĩnh, thực đơn món Việt tinh tế nhưng không quá lạ, có phương án cho người ăn kiêng. Nếu doanh nghiệp muốn một buổi tối đặc biệt hơn, có thể tổ chức trên du thuyền hoặc trong không gian di sản; xem thêm trang sự kiện và gala doanh nghiệp.
Chứng từ cho kế toán
Doanh nghiệp nhận hợp đồng, báo giá tách hạng mục và hoá đơn VAT, thuận tiện khi hạch toán chi phí tiếp khách. Nếu đoàn khách đông hoặc kết hợp hội nghị, xem thêm địa điểm hội nghị trong nước.
Gửi lịch dự kiến và số khách qua trang tour đoàn riêng, chúng tôi đề xuất chương trình đón tiếp trong 24 giờ làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Khách nước ngoài cần visa gì để sang Việt Nam?
Phần lớn dùng thị thực điện tử trên evisa.gov.vn; một số quốc tịch được miễn thị thực theo quy định hiện hành. Nên kiểm tra trên cổng chính thức trước khi đặt vé.
Có hướng dẫn viên nói ngôn ngữ của đối tác không?
Có hướng dẫn viên tiếng Anh và nhiều ngôn ngữ khác như Ý, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Nga, Trung, Ả Rập (đặt trước, tuỳ tình trạng).
Doanh nghiệp có nhận hoá đơn VAT không?
Có, kèm hợp đồng và báo giá tách hạng mục.
Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế có giấy phép số 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT, văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM. Gửi yêu cầu báo giá cho đoàn của bạn, chúng tôi phản hồi trong 24 giờ làm việc.
Comment (0)