Kurz gesagt
Für Gruppen ab etwa 40 Personen oder Hochsaisontermine sollten Sie neun bis zwölf Monate vorher anfragen und bestätigen. Die Bestätigung erfolgt mit 30 % Anzahlung, Restzahlung und Rooming-Liste folgen 45 Tage vor Ankunft. Meiden Sie mit vielen Zimmern Tet (6. Februar 2027) und für Zentralvietnam die Regenzeit von etwa September bis Dezember.
Je größer die Gruppe, desto früher muss die Planung beginnen. Eine Familie findet auch vier Wochen vor Abflug noch ein Hotel in Hoi An – 25 Zimmer im selben Haus, ein Schiff für 40 Personen oder ein Ballsaal am gewünschten Abend sind dagegen oft Monate im Voraus vergeben. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie wann erledigen sollten, welche Jahreszeiten für Gruppen gut passen und wie Rooming-Liste, Zahlung und Freiplatz bei uns funktionieren. Einen Überblick über alle Gruppenleistungen finden Sie auf der Seite MICE und Gruppenreisen in Vietnam.
Der Zeitplan: 12, 9, 6 und 3 Monate vor Abreise
| Zeitpunkt | Aufgaben |
|---|---|
| 12 Monate | Ziel und Format festlegen (Incentive, Tagung, Vereinsreise), Reisezeitraum und ungefähre Teilnehmerzahl bestimmen, Budgetrahmen klären, Briefing an die Incoming-Agentur senden. |
| 9 Monate | Programm auswählen und anpassen, Hotels und Schiffe festlegen, Bestätigung mit 30 % Anzahlung. Ab jetzt sichern wir Zimmer, Säle, Kabinen und Reiseleitung. Für Gruppen ab etwa 40 Personen oder Termine in der Hochsaison ist das der späteste sinnvolle Zeitpunkt. |
| 6 Monate | Internationale Flüge buchen (bei Gruppenkontingenten oft früher), Einladungen an die Teilnehmer, Ablauf für Gala und Teambuilding festlegen, Ernährungswünsche und Mobilität abfragen. |
| 3 Monate | Teilnehmerliste schärfen, Pässe prüfen, Programmdetails abstimmen. Spätestens 45 Tage vor Ankunft: Restzahlung, endgültige Rooming-Liste, Flugdaten, Sonderwünsche. |
| 2–4 Wochen | Reiseunterlagen und Gutscheine, Briefing der Teilnehmer, Notfallnummern verteilen. |
Für kleinere Gruppen von 10 bis 20 Personen außerhalb der Hochsaison reichen oft sechs Monate. Allgemeine Vorlaufzeiten nach Saison finden Sie im Beitrag Wie früh sollten Sie eine Vietnamreise buchen?
Gute Reisezeiten für Gruppen
- Norden (Hanoi, Ninh Binh, Halong- und Lan-Ha-Bucht): Oktober bis April ist angenehm, Dezember bis Februar kühl bis kalt. In der Bucht gibt es von Oktober bis April wenig Sturm; im Sommer ist es sonnig, aber die Wetterlage muss beobachtet werden.
- Zentralvietnam (Da Nang, Hoi An, Hue): etwa März bis August. Von September bis Dezember ist Regen- und Sturmzeit – für große Gruppen mit Outdoor-Programm eher ungünstig.
- Süden und Phu Quoc: Die Trockenzeit auf Phu Quoc dauert etwa von November bis April.
- Tet: Das vietnamesische Neujahr fällt 2027 auf den 6. Februar. Davor und danach haben viele Betriebe geschlossen, Zimmer und Inlandsflüge sind knapp. Wer viele Zimmer braucht, meidet diesen Zeitraum oder bucht sehr früh.
Eine Rundreise durch das ganze Land hat immer eine Region mit weniger gutem Wetter. Entscheiden Sie, welche Region für Ihre Gruppe am wichtigsten ist, und legen Sie den Termin danach. Mehr dazu im Beitrag Beste Reisezeit für Vietnam.
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Rooming-Liste: worauf es ankommt
Die Rooming-Liste ist das wichtigste Dokument einer Gruppenreise. Sie enthält für jedes Zimmer die Namen der Gäste wie im Pass, den Zimmertyp (Doppel, Zweibett, Einzel), Ankunfts- und Abreisedaten sowie Hinweise wie Ernährung, Mobilität oder Geburtstage. Sammeln Sie die Angaben über ein einheitliches Formular und prüfen Sie die Schreibweise der Namen gegen die Pässe: Sie werden für Inlandsflüge und Schiffe benötigt. Änderungen nach der Abgabe sind möglich, können aber Zimmer und Kalkulation beeinflussen.
Zahlung und Freiplatz
- Anzahlung: 30 % bei Bestätigung. Erst danach werden Zimmer, Schiffe und Säle verbindlich gesichert.
- Restzahlung: 45 Tage vor Ankunft, zusammen mit der Rooming-Liste.
- Freiplatz: 1 FOC pro 16 bezahlten Zimmern. Es zählen die bezahlten Zimmer, nicht die Teilnehmer: 32 Gäste in 16 Doppelzimmern ergeben einen Freiplatz, 32 Gäste in Einzelzimmern zwei.
- Hochsaison: Für Tet, Weihnachten und das Frühjahr halten wir auf Anfrage Zimmer für Ihre Gruppe.
Alle Bedingungen erhalten Sie schriftlich mit dem Angebot. Bankdaten senden wir nur mit der Bestätigung; bitte verifizieren Sie diese vor der ersten Überweisung telefonisch.
Einreise und Dokumente
Deutsche Staatsangehörige können derzeit bis zu 45 Tage visumfrei nach Vietnam einreisen. Für längere Aufenthalte oder Teilnehmer mit anderer Staatsangehörigkeit gibt es das E-Visum bis 90 Tage über das offizielle Portal evisa.gov.vn. Bitte prüfen Sie die Regeln vor Abreise, etwa in den Reise- und Sicherheitshinweisen des Auswärtigen Amts. Hinweise zu Flügen und Einreise finden Sie auch auf unserer Seite Vietnamreise ab Deutschland. Lassen Sie sich früh Passkopien geben, und achten Sie darauf, dass die Pässe noch ausreichend lange gültig sind.
Die häufigsten Fehler
- Zu spät anfragen: Wer erst drei Monate vorher anfragt, muss oft auf das zweite oder dritte Wunschhotel ausweichen.
- Zu viel Programm: Ein Flug pro zwei bis drei Tage genügt; jeder Hotelwechsel kostet eine Gruppe einen halben Tag.
- Die Zimmerfrage offen lassen: Einzelzimmer verändern Kalkulation und Freiplatz deutlich.
- Keinen Ansprechpartner benennen: Bestimmen Sie eine Person, die die Wünsche der Gruppe bündelt. Bei uns steht ihr ein Koordinator gegenüber, vom Angebot bis zum Abschiedsabend.
Wie ein vollständiges Programm über zwei Länder aussieht, zeigt der Beitrag Gruppenreise Vietnam und Kambodscha; in Kambodscha gibt es deutschsprachige Reiseleitung nach Verfügbarkeit. Wenn Ihr Zeitraum feststeht, senden Sie uns die Eckdaten über das Formular für Gruppenanfragen – an Werktagen erhalten Sie in der Regel innerhalb von 24 Stunden einen ersten Vorschlag mit Hotels und Preisen nach Gruppengröße.
Häufige Fragen
Wie früh sollte eine Gruppe nach Vietnam buchen?
Für Gruppen ab etwa 40 Personen oder Termine in der Hochsaison neun bis zwölf Monate vorher, für kleinere Gruppen außerhalb der Hochsaison reichen oft sechs Monate.
Wann brauchen Sie die Rooming-Liste?
Die endgültige Rooming-Liste benötigen wir mit der Restzahlung 45 Tage vor Ankunft, zusammen mit Flugdaten und Sonderwünschen.
Wie wird der Freiplatz berechnet?
Mit 1 FOC pro 16 bezahlten Zimmern. Maßgeblich ist die Zahl der bezahlten Zimmer, nicht die der Teilnehmer.
Brauchen deutsche Teilnehmer ein Visum?
Derzeit können deutsche Staatsangehörige bis zu 45 Tage visumfrei einreisen; für längere Aufenthalte gibt es das E-Visum über evisa.gov.vn. Bitte prüfen Sie die Regeln vor Abreise.
Metta Voyage ist ein lizenzierter internationaler Reiseveranstalter (Lizenz-Nr. 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) mit Sitz in Hanoi. Fordern Sie ein Gruppenangebot an.
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