Kurz gesagt
Eine gute Incoming-Agentur (DMC) für Gruppen in Vietnam hat eine Lizenz, die Sie auf quanlyluhanh.vn prüfen können, einen festen Koordinator, einen Bereitschaftsdienst rund um die Uhr, nennt alle Hotels mit Namen und gibt Zahlungsbedingungen schriftlich. Für Reisebüros kommen Nettopreise, White Label und der Verzicht auf Direktkontakt zu Ihren Kunden hinzu.
Wer eine Gruppe nach Vietnam bringt – als Firma, Verein oder Reisebüro –, legt einen großen Teil der Verantwortung in die Hände einer Incoming-Agentur vor Ort, im Fachjargon DMC (Destination Management Company). Sie bucht Hotels und Schiffe, stellt Reiseleitung und Busse, organisiert Gala und Tagungstechnik und ist erreichbar, wenn etwas schiefgeht. Die Angebote verschiedener Agenturen sehen auf den ersten Blick ähnlich aus. Die Unterschiede zeigen sich bei Lizenz, Zuständigkeiten, Zahlungsbedingungen und der Frage, wer nachts um zwei ans Telefon geht. Diese Checkliste hilft beim Vergleich. Unsere eigenen Gruppenleistungen beschreiben wir auf der Seite MICE und Gruppenreisen in Vietnam.
1. Die Lizenz prüfen
Wer in Vietnam Reisen für ausländische Gäste veranstaltet, braucht eine Lizenz für internationalen Reiseverkehr. Sie lässt sich im öffentlichen Register der vietnamesischen Tourismusbehörde unter quanlyluhanh.vn überprüfen. Lassen Sie sich die Lizenznummer nennen und gleichen Sie Firmennamen und Nummer ab. Unsere Lizenz hat die Nummer 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT.
2. Ein Koordinator für die gesamte Akte
Bei Gruppen entstehen Fehler oft an den Übergaben: Der Verkauf hat etwas zugesagt, das der Betrieb nicht weiß. Fragen Sie deshalb, wer Ihre Gruppe vom ersten Angebot bis zur Abreise betreut. Gut ist eine feste Person, die alle Absprachen kennt und schriftlich festhält. Bei uns bleibt ein Koordinator vom ersten Angebot bis zum Abschiedsessen auf der Akte – Sie müssen nichts zweimal erklären.
3. Erreichbarkeit während der Reise
Ein verspäteter Inlandsflug, ein kranker Teilnehmer, ein Sturm über der Bucht: Während der Reise zählt, wie schnell die Agentur reagiert. Fragen Sie nach einem Bereitschaftsdienst, der rund um die Uhr erreichbar ist, und nach den Notfallabläufen. Wir betreiben eine 24/7-Bereitschaftsnummer für Gäste und für die Organisatoren zu Hause.
4. Hotels mit Namen im Angebot
Ein Angebot mit „Hotel der gehobenen Kategorie oder ähnlich“ lässt viel Spielraum. Seriöse Agenturen nennen jedes Hotel, jedes Schiff und jede Location mit Namen – idealerweise mit Alternativen in zwei oder drei Kategorien. Ebenso wichtig: Hat die Agentur Saalgröße, Zimmerkontingent und Verfügbarkeit wirklich geprüft, oder nur Namen aus dem Katalog übernommen? Bei uns steht in jedem Vorschlag das Hotel für jede Nacht mit Namen, und Kapazität und Verfügbarkeit prüfen wir vor dem Angebot.
5. Zahlungsbedingungen schriftlich
Lassen Sie sich Anzahlung, Fälligkeiten, Leistungen, Nicht-Leistungen und Stornobedingungen schriftlich geben, bevor Sie überweisen. Prüfen Sie Bankdaten vor der ersten Zahlung telefonisch – Betrüger nutzen gefälschte Rechnungen mit geänderter Kontoverbindung. Unsere Bedingungen sind bewusst kurz: 30 % Anzahlung zur Bestätigung, der Rest 45 Tage vor Ankunft. Für Gruppen gilt 1 FOC pro 16 bezahlten Zimmern. Bankdaten senden wir ausschließlich mit der Bestätigung.
6. Reiseleitung in Ihrer Sprache
Für Gruppen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz macht eine deutschsprachige Reiseleitung einen großen Unterschied, gerade bei älteren Teilnehmern. Fragen Sie, ob sie fest zugesagt oder nur „auf Anfrage“ angeboten wird, und wie viele Reiseleiter bei mehreren Bussen eingesetzt werden. Wir stellen deutschsprachige Reiseleitung in Vietnam; bitte rechtzeitig buchen, vor allem für Hochsaison und große Gruppen. In Kambodscha, Laos und Thailand gilt das nach Verfügbarkeit.
7. Für Reisebüros: Nettopreise und White Label
Reisebüros und Reiseveranstalter, die Gruppen weiterverkaufen, sollten auf drei Punkte achten:
- Nettopreise: Sie erhalten den Nettopreis pro Person nach Gruppengröße und kalkulieren Ihre eigene Marge. Wir arbeiten nicht mit Provision.
- White Label: Programme, Gutscheine und Unterlagen können unter Ihrer Marke laufen.
- Kundenschutz: Die Agentur kontaktiert Ihre Kunden nicht direkt – weder vor, während noch nach der Reise. Bei uns ist das Grundsatz.
8. Erfahrung mit Gruppen
Fragen Sie nach Zahlen, nicht nach Superlativen. Wir veröffentlichen unsere: seit 2022 106 Gruppen mit zehn oder mehr internationalen Gästen, 52 davon mit mindestens 16 Teilnehmern; insgesamt mehr als 2.000 Buchungen und über 10.100 Gäste, 4,9 von 5 auf Tripadvisor. Bei den World Luxury Travel Awards 2025 wurden wir als Sustainable Tour Company in Südostasien ausgezeichnet. Mehr Fakten finden Sie auf der Seite Über Metta Voyage.
Die Checkliste im Überblick
| Prüfpunkt | Worauf achten |
|---|---|
| Lizenz | Nummer nennen lassen, auf quanlyluhanh.vn abgleichen |
| Ansprechpartner | Ein Koordinator vom Angebot bis zur Abreise |
| Notfall | Bereitschaftsdienst rund um die Uhr |
| Hotels | Mit Namen im Angebot, Kapazität geprüft |
| Zahlung | Schriftliche Bedingungen, Bankdaten telefonisch verifizieren |
| Reiseleitung | Deutschsprachig, Zahl der Reiseleiter pro Bus |
| Reisebüros | Nettopreise, White Label, kein Direktkontakt zu Ihren Kunden |
Für Privatreisende ohne Gruppe haben wir eine eigene Checkliste: So wählen Sie einen privaten Reiseveranstalter in Vietnam. Wie wir als lokaler Veranstalter arbeiten, steht auf der Seite Lokaler Reiseveranstalter in Vietnam, den zeitlichen Ablauf einer Gruppenplanung zeigt der Beitrag Gruppenreise nach Vietnam planen. Wenn Sie uns mit Ihrer nächsten Gruppe testen möchten, senden Sie uns die Eckdaten über das Formular für Gruppenanfragen.
Häufige Fragen
Wie prüfe ich die Lizenz einer vietnamesischen Agentur?
Lassen Sie sich die Lizenznummer nennen und gleichen Sie sie im Register der Tourismusbehörde auf quanlyluhanh.vn ab. Die Lizenz von Metta Voyage hat die Nummer 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT.
Arbeiten Sie mit Provision oder Nettopreisen?
Mit Nettopreisen. Reisebüros kalkulieren ihre eigene Marge; wir legen sie nicht offen.
Kontaktieren Sie die Kunden eines Reisebüros?
Nein. Wir arbeiten unter Ihrer Marke und kontaktieren Ihre Kunden weder vor, während noch nach der Reise direkt.
Wie schnell kommt ein Angebot?
An Werktagen in der Regel innerhalb von 24 Stunden; bei komplexen Mehrländer-Gruppen kann es etwas länger dauern.
Metta Voyage ist ein lizenzierter internationaler Reiseveranstalter (Lizenz-Nr. 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) mit Sitz in Hanoi. Fordern Sie ein Gruppenangebot an.
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