Respuesta rápida
Para un viaje de grupo a Vietnam conviene empezar 9–12 meses antes: propuesta y confirmación con un depósito del 30 %, vuelos a los 6 meses, documentación a los 3 y saldo con la rooming list 45 días antes de la llegada. Elegid la época por regiones y evitad Tết (6 de febrero de 2027) si necesitáis muchas habitaciones.
Un grupo no se organiza como un viaje de pareja. Hay que bloquear muchas habitaciones en las mismas noches, coordinar vuelos internos, reunir los datos de decenas de pasaportes y cuadrar pagos con el calendario de la empresa o de la asociación. Este es el calendario que recomendamos para un viaje de grupo o de empresa a Vietnam, y los puntos que conviene tener claros desde el principio.
El calendario: de 12 meses a la salida
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| 12 meses antes | Definir objetivo, fechas aproximadas, número de participantes y presupuesto por persona. Pedir una primera propuesta. Imprescindible si viajáis en Navidad, Semana Santa o en fechas de congreso. |
| 9 meses antes | Elegir destino y hoteles, ajustar el programa y confirmar con el depósito del 30 %. A partir de ahí bloqueamos habitaciones, cruceros y guías. |
| 6 meses antes | Comprar los vuelos internacionales del grupo, confirmar los vuelos internos, cerrar actividades, gala y técnica. Comunicar el viaje a los participantes. |
| 3 meses antes | Revisar documentación (visados, pasaportes con al menos seis meses de validez), dietas, movilidad y número definitivo de participantes. |
| 45 días antes | Pago del saldo, rooming list definitiva, datos de vuelos y peticiones especiales. Emisión de bonos y documentación final. |
| Durante el viaje | Recepción en el aeropuerto, coordinador del expediente y línea de guardia 24/7. |
Para grupos pequeños o reuniones cortas, el calendario puede comprimirse a 4–6 meses, pero con menos margen para elegir hoteles.
La época: cada región tiene su temporada
Vietnam es largo y el clima cambia mucho entre el norte, el centro y el sur. Para un grupo, esto es lo esencial:
- Norte (Hanói, Ha Long, Ninh Binh): de octubre a abril, más seco; de diciembre a febrero hace fresco o frío. En la bahía, de octubre a abril hay menos tormentas; en verano hay que vigilar los tifones.
- Centro (Hue, Hoi An, Da Nang): la mejor época va de marzo a agosto. De septiembre a diciembre hay lluvias fuertes y tormentas: evitadlo para galas o actividades al aire libre.
- Sur y Phu Quoc: temporada seca de noviembre a abril.
- Tết: el Año Nuevo lunar cae el 6 de febrero de 2027. Muchos servicios cierran y las habitaciones escasean durante días. Si el grupo necesita muchas habitaciones, evitadlo o reservad con muchísima antelación.
Si el viaje incluye Camboya o Laos, consultad la mejor época para Vietnam, Camboya y Laos; desde el otro lado del Atlántico, la mejor época para viajar a Vietnam desde Latinoamérica.
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Rooming list: el documento que ordena el viaje
La rooming list es la lista de habitaciones con el nombre de cada ocupante tal como aparece en el pasaporte, el tipo de habitación (doble, twin, individual) y las observaciones: dietas, alergias, movilidad reducida, celebraciones. La pedimos con el saldo, 45 días antes de la llegada. Consejos: usad un único formato para el grupo, indicad quién comparte con quién y avisad de los cambios en cuanto se produzcan, porque las individuales de última hora son las más difíciles de conseguir en temporada alta.
Pagos y gratuidades
Las condiciones de grupo son sencillas y quedan por escrito en la confirmación:
- Depósito del 30 % para confirmar la reserva.
- Saldo 45 días antes de la llegada.
- 1 gratuidad (FOC) por cada 16 habitaciones de pago: se cuenta por habitaciones, no por personas.
- Precio NET o por persona según el tamaño del grupo; los datos bancarios se envían solo con la confirmación y conviene verificarlos por teléfono antes de la primera transferencia.
Visados y documentación
Los ciudadanos españoles pueden entrar en Vietnam sin visado para estancias de hasta 45 días; para estancias más largas existe el e-visa de hasta 90 días en el portal oficial evisa.gov.vn. Muchos viajeros latinoamericanos necesitan e-visa: lo explicamos en la guía de visado para Latinoamérica. Las normas cambian: comprobadlas antes de viajar, también en las recomendaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores. En grupos con varias nacionalidades, revisamos el caso de cada pasaporte. Más información práctica en viaje a Vietnam desde España.
Quién hace qué
Un coordinador único lleva vuestro expediente desde el primer presupuesto hasta la cena de despedida, de modo que no tenéis que repetir peticiones a personas distintas. Si queréis ver cómo se traduce este calendario en un itinerario concreto, mirad nuestro itinerario de grupo por Vietnam y Camboya, y el resumen de condiciones en la página de MICE y viajes de grupo en Vietnam.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que reservar un viaje de grupo a Vietnam?
Lo ideal son 9–12 meses, especialmente en Navidad, Semana Santa o primavera. Para grupos pequeños, 4–6 meses pueden bastar.
¿Qué es la gratuidad de 1 por cada 16?
Por cada 16 habitaciones de pago, una plaza es gratuita. Se cuenta por habitaciones, no por personas.
¿Cuándo hay que enviar la rooming list?
Con el pago del saldo, 45 días antes de la llegada, junto con los datos de vuelos y las peticiones especiales.
¿Necesitan visado los españoles?
Los ciudadanos españoles pueden entrar sin visado hasta 45 días; para más tiempo, e-visa de hasta 90 días. Comprobadlo antes de viajar.
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