Como planejar uma viagem em grupo ao Vietnã: cronograma, épocas e rooming list
Resposta rápida
Para grupos grandes, comece 9 a 12 meses antes: proposta e bloqueio de hotéis, confirmação com sinal de 30%, programa de eventos aos 6 meses, e-visa e rooming list preliminar aos 3 meses, saldo e rooming list final 45 dias antes. Evite a semana do Tet (6 de fevereiro de 2027) e, no centro do país, as chuvas de setembro a dezembro.
Viagem de grupo ao Vietnã dá certo quando as decisões grandes são tomadas cedo e as pequenas, na hora certa. Abaixo está o cronograma que usamos com organizadores de grupos, agências e empresas: o que decidir 12, 9, 6 e 3 meses antes, quando viajar e como funcionam rooming list, pagamentos e vistos.
Cronograma de preparação
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| 12 meses antes | Definir objetivo, número aproximado de pessoas, mês e duração. Pedir a primeira proposta. Para grupos acima de 50 quartos ou datas de alta temporada, este é o momento de bloquear hotéis. |
| 9 meses antes | Escolher o roteiro e a categoria de hotel, confirmar com sinal de 30%. Bloqueamos quartos, cruzeiros, salas de evento e guias que falam português. |
| 6 meses antes | Fechar o programa de eventos (gala, team building, convenção), divulgar a viagem aos participantes, começar a coletar dados de passaporte. |
| 3 meses antes | Participantes pedem o e-visa; organizador envia a rooming list preliminar, restrições alimentares e necessidades de mobilidade. |
| 45 dias antes | Pagamento do saldo, rooming list final, voos de chegada e saída de cada participante. Emitimos vouchers e o programa final. |
| Durante a viagem | Um coordenador do grupo e plantão 24 horas. |
Para grupos menores (10 a 25 pessoas) fora da alta temporada, seis meses costumam bastar. A primeira proposta, com hotéis nomeados e preço por pessoa por faixa de tamanho do grupo, chega em até 24 horas em dias úteis.
Quando viajar: as estações por região
- Norte (Hanói, Ha Long, Ninh Binh): de outubro a abril é o período mais agradável; de dezembro a fevereiro faz fresco ou frio. Na baía de Ha Long, outubro a abril tem menos tempestades; no verão faz sol, mas acompanhamos a previsão de tufões.
- Centro (Hue, Hoi An, Da Nang): mais ou menos de março a agosto. De setembro a dezembro chove forte e há tempestades tropicais.
- Sul e Phu Quoc: estação seca mais ou menos de novembro a abril.
Para um roteiro de norte a sul, fevereiro a abril costuma equilibrar as três regiões. As férias de julho do Brasil coincidem com o verão vietnamita: o centro e o sul ficam quentes, mas é uma boa época para Da Nang e Hoi An (veja Vietnã nas férias de julho).
Atenção ao Tet
O Ano-Novo Lunar (Tet) cai em 6 de fevereiro de 2027. Nos dias em volta, muitos serviços param, o país inteiro viaja e os quartos ficam escassos. Grupos que precisam de muitos quartos devem evitar essa semana ou reservar com muita antecedência; bloqueamos quartos de alta temporada sob solicitação.
Rooming list: como fazer sem dor de cabeça
- Nome completo exatamente como no passaporte (os voos domésticos são emitidos com esses dados).
- Tipo de quarto: casal, twin ou individual, e quem divide com quem.
- Restrições alimentares (halal, kosher, vegetariana indiana, vegetariana, alergias) e necessidades de mobilidade.
- Datas e voos de chegada e saída de cada participante, para organizar traslados por blocos.
- Pedidos especiais: aniversários, quartos próximos, categoria superior para diretoria.
A versão preliminar ajuda a confirmar o número de quartos; a final vem 45 dias antes da chegada, junto com o saldo.
Pagamentos e gratuidades
A confirmação é feita com sinal de 30%; o saldo vence 45 dias antes da chegada. Os dados bancários são enviados apenas com a confirmação; confirme por telefone antes da primeira transferência. Para grupos, aplicamos 1 FOC a cada 16 quartos pagos: a conta é por quartos, não por pessoas, e o grupo decide a quem destinar a gratuidade (organizador, padre, líder da equipe).
Vistos e saúde
Brasileiros e portugueses precisam de e-visa, válido até 90 dias e pedido no portal oficial evisa.gov.vn; confira as regras antes de viajar. O passo a passo está em visto do Vietnã para brasileiros e portugueses. Viajantes do Brasil devem conferir também a exigência do certificado internacional de vacinação contra febre amarela para o itinerário completo, incluindo as conexões; veja saúde e vacinas para o Vietnã. Para grupos, recomendamos que o organizador acompanhe numa planilha quem já tem o visto aprovado.
Com o cronograma em mãos, veja um exemplo de roteiro de grupo Vietnã e Camboja ou, para grupos de paróquia, a peregrinação ao Vietnã. Quando estiver pronto, envie o briefing pelo formulário de grupos ou conheça a nossa página de MICE e viagens em grupo.
Perguntas frequentes
Com quanta antecedência devo planejar uma viagem de grupo ao Vietnã?
O ideal é 9 a 12 meses para grupos grandes ou em alta temporada, e cerca de 6 meses para grupos de 10 a 25 pessoas fora das datas de pico.
Quando devo enviar a rooming list?
Uma versão preliminar uns 3 meses antes e a final 45 dias antes da chegada, junto com o pagamento do saldo.
Como funciona o FOC?
1 FOC a cada 16 quartos pagos. A conta é por quartos, não por pessoas, e o grupo decide a quem destinar a gratuidade.
Qual é a pior época para um grupo grande?
A semana do Tet (6 de fevereiro de 2027), pela falta de quartos e de serviços, e, para o centro do país, os meses de setembro a dezembro, por causa das chuvas.
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