Tóm tắt nhanh
Với đoàn doanh nghiệp đi nước ngoài dự hội chợ hay khảo sát thị trường, hãy chốt mục tiêu và lịch gặp đối tác trước, rồi mới đặt vé và khách sạn. Khách sạn quanh hội chợ lớn kín sớm, phiên dịch cần được gửi tài liệu ngành từ trước, còn hồ sơ visa nên nộp sớm theo hướng dẫn của cơ quan lãnh sự. Tham quan nên xếp sau phần công việc.
Một đoàn doanh nghiệp đi nước ngoài dự hội chợ hay khảo sát thị trường thành công khi mọi người về nước với danh sách đối tác đã gặp và việc cần làm tiếp, chứ không chỉ có túi catalogue. Muốn vậy, phần chuẩn bị phải bắt đầu từ lịch gặp gỡ, sau đó mới đến vé, khách sạn và tham quan. Dưới đây là những việc ban tổ chức nên lo theo thứ tự.
Đoàn doanh nghiệp đi nước ngoài: chốt mục tiêu trước khi đặt vé
Đi hội chợ và đi khảo sát thị trường là hai kiểu chuyến khác nhau. Hội chợ có ngày cố định, địa điểm tập trung, lịch dày và khách sạn quanh khu triển lãm kín rất sớm. Khảo sát thị trường linh hoạt hơn, đoàn di chuyển giữa nhiều thành phố, thăm nhà máy, cửa hàng, văn phòng đối tác. Trước khi đặt bất cứ thứ gì, hãy thống nhất:
- Đoàn đi để mua, để bán, để tìm nhà phân phối hay để học hỏi mô hình.
- Ai trong đoàn có quyền quyết định, ai phụ trách kỹ thuật, ai ghi chép.
- Danh sách đối tác ưu tiên cần gặp và đầu mối liên hệ của từng bên.
- Số ngày dành cho công việc và số ngày (nếu có) dành cho tham quan.
Lịch gặp đối tác: xương sống của chuyến đi
Lịch gặp nên được gửi lời mời và xác nhận trước khi đoàn khởi hành, kèm địa chỉ, người tiếp và chủ đề. Tại hội chợ, các buổi gặp ở gian hàng nên cách nhau đủ thời gian để đi bộ giữa các khu triển lãm, vốn có thể rất rộng. Khi khảo sát thị trường, nên gom các cuộc hẹn theo khu vực để giảm thời gian trên xe.
Đừng xếp kín mọi khung giờ: để một buổi trống mỗi ngày cho đối tác mới hoặc họp nội bộ.
Bảng chuẩn bị theo hạng mục
| Hạng mục | Việc cần làm | Ai phụ trách |
|---|---|---|
| Hồ sơ visa | Thư mời của ban tổ chức hội chợ hoặc đối tác, xác nhận công tác, lịch trình; nộp sớm theo hướng dẫn của cơ quan lãnh sự | Doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ, đơn vị lữ hành hướng dẫn và theo dõi |
| Vé máy bay đoàn | Giữ chỗ theo nhóm, thống nhất hành lý cho hàng mẫu, catalogue | Đơn vị lữ hành |
| Khách sạn | Ưu tiên gần khu triển lãm hoặc gần tuyến tàu điện; có góc họp nhỏ cho đoàn | Đơn vị lữ hành |
| Phiên dịch | Phiên dịch hiểu thuật ngữ ngành, được gửi tài liệu trước | Doanh nghiệp cung cấp tài liệu, đơn vị lữ hành bố trí |
| Vé vào hội chợ | Đăng ký khách thăm quan hoặc khách thương mại theo quy định của ban tổ chức | Doanh nghiệp đăng ký, đơn vị lữ hành nhắc mốc |
| Xe và di chuyển | Xe riêng giữa khách sạn, hội chợ và văn phòng đối tác | Đơn vị lữ hành |
| Tài liệu, quà tặng | Hồ sơ năng lực song ngữ, danh thiếp, quà đặc trưng Việt Nam gọn nhẹ | Doanh nghiệp |
Về visa, mỗi nước có yêu cầu riêng và có thể thay đổi; hãy kiểm tra lại với đại sứ quán hoặc cơ quan lãnh sự trước khi nộp. Không đơn vị nào cam kết được kết quả visa.
Doanh nghiệp bạn đang lên kế hoạch dự hội chợ hoặc khảo sát thị trường ở nước ngoài? Gửi điểm đến, thời gian và số người, chúng tôi lên phương án vé, khách sạn và lịch di chuyển. Nhận báo giá sự kiện
Khách sạn gần hội chợ: đặt càng sớm càng tốt
Trong tuần diễn ra hội chợ lớn, khách sạn quanh khu triển lãm thường kín sớm và có điều kiện huỷ chặt hơn bình thường. Nếu hết phòng sát hội chợ, chọn khách sạn gần tuyến tàu điện đi thẳng tới đó.
Phiên dịch: đừng để đến phút chót
Một phiên dịch giỏi tiếng nhưng không hiểu ngành có thể làm lệch ý trong buổi đàm phán. Hãy gửi trước hồ sơ năng lực, bảng thuật ngữ và danh sách câu hỏi. Với đoàn đông chia thành nhiều nhóm gặp đối tác song song, cần tính số phiên dịch theo số nhóm, không theo số ngày.
Kết hợp tham quan sau phần công việc
Nhiều doanh nghiệp dành thêm vài ngày tham quan như một lời cảm ơn cho đoàn. Nên xếp tham quan sau phần công việc để mọi người tập trung khi cần. Một số hành trình đang có trên trang có thể làm khung tham khảo:
- Châu Âu: tuyến Đức – Hà Lan – Bỉ – Pháp đi từ Frankfurt qua Cologne, Amsterdam, Brussels, Bruges tới Paris; xem thêm các tour châu Âu.
- Nhật Bản: hành trình Tokyo – Phú Sĩ – Kyoto – Osaka – Nagoya, có hồ Ashi, trạm số 5 núi Phú Sĩ (nếu thời tiết cho phép) và một chặng tàu Shinkansen.
- Hàn Quốc: hành trình Seoul – Nami – Everland – Chinatown.
Với đoàn doanh nghiệp, chúng tôi điều chỉnh các hành trình này thành chương trình riêng: cắt bớt điểm, thêm ngày công việc, đổi hạng khách sạn theo yêu cầu.
Checklist trước ngày bay
- Lịch gặp đã được đối tác xác nhận, có địa chỉ và người liên hệ.
- Danh sách đoàn, số hộ chiếu, hạn hộ chiếu đã đối chiếu.
- Bảo hiểm du lịch cho từng thành viên, đọc kỹ phạm vi chi trả.
- Hàng mẫu: kiểm tra quy định hải quan và hành lý ký gửi.
- Kế hoạch tổng kết: ai tổng hợp danh sách đối tác và việc cần làm tiếp sau chuyến đi.
Metta Voyage hỗ trợ gì
Chúng tôi hướng dẫn hồ sơ visa, giữ vé máy bay đoàn, khách sạn, xe, phiên dịch khi cần và phần tham quan kết hợp; một chuyên viên làm đầu mối suốt chuyến. Xem thêm dịch vụ đoàn doanh nghiệp và MICE và các tour nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Nên chuẩn bị chuyến đi hội chợ trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt, lý tưởng là ngay khi doanh nghiệp quyết định tham dự, vì khách sạn quanh hội chợ và lịch hẹn visa có thể kín nhanh.
Có cần thư mời để xin visa đi hội chợ không?
Thư mời của ban tổ chức hoặc đối tác thường giúp hồ sơ rõ mục đích. Yêu cầu cụ thể tuỳ từng nước, hãy kiểm tra với cơ quan lãnh sự trước khi nộp.
Đoàn nhỏ vài người có nên đi qua đơn vị lữ hành không?
Có nếu lịch dày và đi nhiều thành phố: một đầu mối lo vé, phòng, xe và phiên dịch giúp đoàn tập trung vào công việc.
Có thể tách một phần đoàn ở lại tham quan không?
Có. Chúng tôi xếp vé về khác ngày cho từng nhóm và thiết kế phần tham quan riêng cho những người ở lại.
Hãy gửi tên hội chợ hoặc thị trường muốn khảo sát, thời gian và số người; chuyên viên sẽ gửi phương án cùng báo giá theo ngày đi, số khách, hạng phòng. Nhận báo giá sự kiện. Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế (giấy phép 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) tại Hà Nội.
Hành trình gợi ý
Hàn Quốc và Việt Nam 12 ngày: Seoul, Gyeongju, Busan, Hội An, Hà Nội và vịnh Hạ Longtừ 43.800.000đXem chương trình →
Hàn Quốc mùa thu 10 ngày: Seoul, đảo Nami, Seoraksan, Andong, Gyeongju và Busantừ 36.500.000đXem chương trình →
Di sản Hàn Quốc 8 ngày: Seoul, Suwon, Andong, Gyeongju và Busantừ 29.200.000đXem chương trình →
Comment (0)