Tóm tắt nhanh
Một kế hoạch tổ chức sự kiện có đi lại và lưu trú nên bắt đầu ít nhất 60 ngày trước: tuần đầu viết brief và xin phương án, ký hợp đồng địa điểm trước T-40, chốt danh sách bay trước T-20, tổng duyệt kỹ thuật tại chỗ trước ngày chính. Chương trình nước ngoài cần nhiều thời gian hơn vì visa.
Sáu mươi ngày là khoảng thời gian tối thiểu hợp lý để tổ chức một sự kiện doanh nghiệp có đi lại và lưu trú: hội nghị, year end party ở resort hay chuyến team building ngoài tỉnh. Một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt không cần dày, nhưng phải nói rõ việc gì chốt trước ngày nào và ai là người chốt. Dưới đây là khung theo tuần mà người phụ trách nhân sự, hành chính có thể dùng ngay.
Kế hoạch tổ chức sự kiện bắt đầu từ một trang brief
Trước khi liên hệ địa điểm, hãy viết brief trên một trang, được người có quyền quyết định duyệt. Nhiều sự kiện chậm tiến độ chỉ vì đến tuần thứ ba mới phát hiện ban giám đốc muốn một điều khác.
- Mục tiêu: tổng kết, khen thưởng, gắn kết hay ra mắt chiến lược. Chọn một mục tiêu chính.
- Người tham dự: số người dự kiến, có người thân không, có khách mời ngoài công ty không.
- Thời gian: hai phương án ngày, phòng khi phương án đầu không còn chỗ.
- Khung ngân sách: tổng mức và hạng mục ưu tiên, để đơn vị tổ chức đề xuất đúng tầm.
- Người duyệt: ai duyệt nội dung, ai duyệt chi phí, ai ký hợp đồng.
Timeline 60 ngày theo tuần
| Mốc | Việc cần chốt | Người chốt |
|---|---|---|
| Tuần 1 (T-60 đến T-54) | Brief một trang; xin hai đến ba phương án địa điểm và báo giá sơ bộ | Trưởng ban tổ chức, ban giám đốc |
| Tuần 2 (T-53 đến T-47) | Chọn điểm đến và địa điểm; kiểm tra phòng họp, sức chứa, lịch trống | Ban tổ chức |
| Tuần 3 (T-46 đến T-40) | Duyệt ngân sách theo hạng mục; ký hợp đồng, đặt cọc; giữ chỗ vé máy bay đoàn và phòng | Kế toán, người ký hợp đồng |
| Tuần 4–5 (T-39 đến T-26) | Gửi thông báo, thu danh sách và thông tin cá nhân; chốt ý tưởng chủ đề, kịch bản sơ bộ | Nhân sự, đơn vị tổ chức |
| Tuần 6 (T-25 đến T-19) | Chốt danh sách bay; xuất vé; đặt MC, tiết mục, thiết kế backdrop và vật phẩm | Ban tổ chức |
| Tuần 7 (T-18 đến T-12) | Kịch bản chi tiết từng phút; phân phòng; thực đơn, ăn kiêng; phương án mưa | Đơn vị tổ chức, ban tổ chức |
| Tuần 8 (T-11 đến T-5) | Gửi thông tin chuyến đi cho người tham dự; duyệt bản in, video; xác nhận lại mọi nhà cung cấp | Ban tổ chức |
| Tuần cuối (T-4 đến T-0) | Tổng duyệt kỹ thuật tại địa điểm; họp phân công nhân sự trực; in danh sách, bảng tên | Toàn bộ đội điều phối |
| Sau sự kiện (T+1 đến T+14) | Khảo sát ý kiến; tổng kết, ảnh, video; đối chiếu chứng từ, thanh toán | Nhân sự, kế toán |
Nếu chương trình đi nước ngoài, cần cộng thêm thời gian cho visa và vé quốc tế; khung 60 ngày thường không đủ.
Có sự kiện trong khoảng hai tháng tới mà chưa chốt địa điểm? Gửi brief để nhận phương án và báo giá tách hạng mục trong thời gian sớm nhất. Nhận báo giá sự kiện
Ba mốc “không được trễ”
Mốc 1: ký hợp đồng địa điểm trước T-40
Resort và khách sạn có phòng họp phù hợp thường được đặt kín trước vào mùa cuối năm. Trễ mốc này, bạn có thể phải đổi điểm đến hoặc chia đoàn ở hai nơi. Với các resort trong danh mục của chúng tôi, chúng tôi kiểm tra phòng họp/sức chứa và lịch trống của resort trước khi báo giá.
Mốc 2: chốt danh sách bay trước T-20
Vé đoàn thường có hạn chót đổi tên và xuất vé. Sau mốc này, mỗi thay đổi đều có thể phát sinh chi phí. Hãy đặt hạn chót đăng ký nội bộ sớm hơn hạn chót của hãng khoảng một tuần.
Mốc 3: tổng duyệt kỹ thuật tại chỗ
Âm thanh, trình chiếu, video và thứ tự lên sân khấu phải được chạy thử ít nhất một lần ngay tại địa điểm. Đây là buổi giúp phát hiện phần lớn lỗi nhỏ có thể làm hỏng không khí buổi chính.
Checklist tài liệu nên có trong tay
- Brief đã duyệt và bảng ngân sách theo hạng mục.
- Hợp đồng với đơn vị tổ chức, địa điểm và điều kiện thay đổi, huỷ.
- Danh sách người tham dự: họ tên đúng giấy tờ, số điện thoại khẩn, ăn kiêng.
- Kịch bản chi tiết, bảng phân công người trực, sơ đồ hội trường.
- Danh bạ nhà cung cấp và người phụ trách tại địa điểm.
- Phương án dự phòng: mưa, trễ chuyến bay, người ốm.
Metta Voyage hỗ trợ gì
Chúng tôi làm việc theo bốn bước: tiếp nhận brief, đề xuất và báo giá, ký hợp đồng và chuẩn bị, vận hành và tổng kết. Một đầu mối lo vé máy bay, khách sạn, hội trường, âm thanh – ánh sáng, MC, hoạt động gắn kết và hậu cần tại điểm đến; sau chương trình gửi tổng kết và chứng từ thanh toán. Xem thêm dịch vụ sự kiện, MICE hoặc tìm hiểu về chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp
60 ngày có đủ để tổ chức sự kiện doanh nghiệp không?
Đủ với sự kiện trong nước có đi lại và lưu trú nếu brief được duyệt sớm. Mùa cuối năm và chương trình nước ngoài nên bắt đầu sớm hơn.
Việc nào nên làm đầu tiên?
Viết brief một trang và để người có quyền quyết định duyệt, trước khi liên hệ địa điểm.
Khi nào nên chốt danh sách người tham dự?
Chốt danh sách bay trước khoảng T-20, và đặt hạn đăng ký nội bộ sớm hơn hạn của hãng bay khoảng một tuần.
Sau sự kiện cần làm gì?
Khảo sát ý kiến người tham dự, tổng kết hình ảnh, đối chiếu chứng từ và thanh toán trong khoảng hai tuần.
Gửi cho chúng tôi brief một trang, kể cả khi còn sơ bộ; chuyên viên phụ trách khách doanh nghiệp sẽ giúp bạn hoàn thiện timeline. Nhận báo giá sự kiện. Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế (giấy phép 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) tại Hà Nội.
Hành trình gợi ý
Hàn Quốc và Việt Nam 12 ngày: Seoul, Gyeongju, Busan, Hội An, Hà Nội và vịnh Hạ Longtừ 43.800.000đXem chương trình →
Hàn Quốc mùa thu 10 ngày: Seoul, đảo Nami, Seoraksan, Andong, Gyeongju và Busantừ 36.500.000đXem chương trình →
Di sản Hàn Quốc 8 ngày: Seoul, Suwon, Andong, Gyeongju và Busantừ 29.200.000đXem chương trình →
Comment (0)