Tóm tắt nhanh
Ngân sách MICE thường lệch vì các khoản nhỏ bị bỏ sót: phụ thu phòng đơn, hội trường quá giờ, chi phí nhân sự đi theo đoàn, thuế và phí dịch vụ, chênh lệch tỷ giá. Hãy lập dự toán theo từng hạng mục, có khoản dự phòng, và chỉ so sánh các báo giá cùng phạm vi dịch vụ.
Khi lập ngân sách MICE, sai lệch thường không đến từ những khoản lớn như vé máy bay hay phòng khách sạn, mà từ hàng loạt khoản nhỏ không được ghi vào dự toán ban đầu: phụ thu phòng đơn, phí hội trường quá giờ, tiền bồi dưỡng tài xế, chênh lệch tỷ giá. Cộng dồn lại, chúng đủ làm kế toán phải trình duyệt bổ sung. Bài này liệt kê các hạng mục cần có trong dự toán và cách so sánh báo giá giữa các đơn vị cho công bằng.
Khung ngân sách MICE: các hạng mục chính
Dù là hội nghị, du lịch khen thưởng hay chương trình kết hợp, ngân sách thường xoay quanh các nhóm sau:
| Hạng mục | Bao gồm | Khoản hay bị bỏ sót |
|---|---|---|
| Vận chuyển hàng không | Vé máy bay đoàn, hành lý | Hành lý quá cước, phí đổi tên, chênh lệch khi tách nhóm bay khác giờ |
| Lưu trú | Phòng theo hạng, số đêm | Phụ thu phòng đơn, nhận phòng sớm, trả phòng muộn, phí phòng giữ không dùng |
| Hội trường | Thuê phòng họp theo buổi | Thời gian dựng và tháo dỡ, phí quá giờ, phòng thảo luận nhóm |
| Âm thanh – ánh sáng – thiết bị | Màn hình, micro, sân khấu | Phí mang đơn vị kỹ thuật bên ngoài, đường truyền livestream, phiên dịch cabin |
| Ăn uống | Bữa chính, tea break, gala | Mức chi tối thiểu, đồ uống ngoài gói, suất ăn đặc biệt |
| Vận chuyển mặt đất | Xe đưa đón sân bay, xe tham quan | Xe chạy thêm giờ, xe dự phòng, phí cầu đường, bến bãi |
| Hướng dẫn viên và điều phối | Hướng dẫn, điều phối viên tại chỗ | Chi phí ăn ở của nhân sự đi theo đoàn |
| Hoạt động và trải nghiệm | Team building, tham quan, vé vào cổng | Dụng cụ, trang phục đồng bộ, phương án mưa |
| Truyền thông sự kiện | Backdrop, standee, in ấn | Quay chụp, dựng video, quà tặng và vật phẩm thương hiệu |
| Bảo hiểm và giấy tờ | Bảo hiểm du lịch | Phí visa và dịch vụ hồ sơ cho chương trình nước ngoài |
| Thuế, phí và dự phòng | Thuế và phí dịch vụ | Khoản dự phòng cho phát sinh |
Năm khoản phát sinh doanh nghiệp hay gặp nhất
Thay đổi số khách sau hạn chốt
Khách sạn, hãng bay và nhà hàng đều có hạn chốt số lượng. Bớt khách sau hạn này thường không được hoàn đầy đủ; thêm khách có thể phải chịu giá mới. Nên có quy trình nội bộ xác nhận danh sách trước hạn.
Giá chưa gồm thuế và phí dịch vụ
Một số báo giá ghi giá trước thuế và phí, một số đã gồm. Nếu không quy về cùng một cách tính, bảng so sánh sẽ sai ngay từ đầu.
Hội trường quá giờ
Phiên họp kéo dài, tổng duyệt muộn hoặc tiệc kết thúc trễ đều có thể làm phát sinh phí. Hãy hỏi trước khung giờ được tính trong giá và cách tính khi vượt.
Chênh lệch tỷ giá với chương trình nước ngoài
Với đoàn đi nước ngoài, nhiều dịch vụ được tính bằng ngoại tệ. Thời điểm chốt tỷ giá và đợt thanh toán ảnh hưởng tổng chi phí, nên cần ghi rõ trong hợp đồng.
Chi phí cho nhân sự đi theo đoàn
Hướng dẫn viên, điều phối viên, nhiếp ảnh gia cũng cần phòng, bữa ăn và di chuyển. Hãy kiểm tra báo giá đã tính các khoản này chưa.
Muốn nhận một báo giá tách rõ từng hạng mục để dễ đối chiếu với dự toán nội bộ? Nhận báo giá sự kiện
Cách so sánh báo giá MICE cho công bằng
Hai báo giá chỉ so được với nhau khi cùng phạm vi. Trước khi so, hãy kiểm tra:
- Cùng hạng phòng, cùng số đêm, cùng cơ cấu phòng đôi và phòng đơn.
- Cùng danh sách dịch vụ đã gồm và chưa gồm. Yêu cầu mỗi đơn vị liệt kê rõ cả hai phần.
- Cùng cách tính thuế và phí.
- Thời hạn hiệu lực của báo giá, vì phòng và vé có thể thay đổi theo ngày.
- Lịch thanh toán và điều kiện huỷ. Báo giá thấp hơn nhưng điều kiện huỷ khắt khe có thể rủi ro hơn.
- Chất lượng điều phối: có điều phối viên đi theo đoàn không, xử lý phát sinh ra sao.
Một mẹo thực dụng: gửi cùng một brief bằng văn bản cho mọi đơn vị, kèm mẫu bảng hạng mục bạn muốn họ điền. Việc này tiết kiệm nhiều thời gian cho bộ phận kế toán.
Brief tốt giúp ngân sách sát thực tế
Ngân sách chỉ chính xác khi brief đủ thông tin. Một brief nên có: mục tiêu chương trình, số khách tối thiểu và tối đa, khoảng ngày linh hoạt, điểm đến mong muốn, hạng phòng, nhu cầu hội trường, các hoạt động bắt buộc, và khung ngân sách nội bộ nếu có thể chia sẻ. Có khung ngân sách, đơn vị tổ chức sẽ đề xuất phương án vừa sức thay vì đưa ra lựa chọn quá cao hoặc quá thấp.
Metta Voyage hỗ trợ gì
Chúng tôi gửi báo giá tách hạng mục, ghi rõ phần đã gồm và chưa gồm, để nhân sự, hành chính và kế toán dễ duyệt; hợp đồng và hoá đơn đầy đủ cho doanh nghiệp. Với chương trình trong nước, bạn có thể tham khảo danh mục resort; với đoàn đi nước ngoài, xem tour nước ngoài cao cấp. Dịch vụ sự kiện có tại trang tổ chức sự kiện và MICE.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chia sẻ khung ngân sách với đơn vị tổ chức?
Nên, nếu có thể. Khung ngân sách giúp đơn vị tổ chức đề xuất phương án vừa sức thay vì đoán, và giảm số vòng sửa báo giá.
Khoản dự phòng nên tính thế nào?
Mỗi doanh nghiệp có quy định riêng. Điều quan trọng là có một dòng dự phòng tách biệt trong dự toán, thay vì cộng ngầm vào từng hạng mục.
Làm sao so sánh báo giá của nhiều đơn vị?
Gửi cùng một brief bằng văn bản, yêu cầu điền chung một mẫu hạng mục, và quy về cùng cách tính thuế, phí trước khi so.
Báo giá có thay đổi sau khi gửi không?
Có thể, vì phòng và vé máy bay thay đổi theo thời gian. Hãy chú ý thời hạn hiệu lực của báo giá và chốt sớm khi đã quyết định.
Gửi brief chương trình và khung ngân sách dự kiến, chúng tôi sẽ đề xuất phương án và báo giá theo từng hạng mục. Nhận báo giá sự kiện. Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế (giấy phép 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) tại Hà Nội.
Hành trình gợi ý
Trung Quốc và Nhật Bản 13 ngày: Bắc Kinh, Thượng Hải, Kyoto và Tokyotừ 47.400.000đXem chương trình →
Nhật Bản và Hàn Quốc 13 ngày: Tokyo, Kyoto, Osaka, Seoul và Busantừ 47.400.000đXem chương trình →
Hà Nội – Hạ Long – Hội An, Bangkok và Bali 15 ngày: ba nước một hành trìnhtừ 70.300.000đXem chương trình →
Comment (0)