كيف تخططون لرحلة مجموعة إلى فيتنام: الجدول الزمني والمواسم والشروط
إجابة سريعة
ابدؤوا التخطيط قبل 9 إلى 12 شهرًا للمجموعات الكبيرة أو مواسم الذروة، وقبل 4 إلى 6 أشهر للمجموعات الصغيرة. يتأكد الحجز بعربون 30%، والرصيد وقائمة الغرف النهائية قبل الوصول بـ 45 يومًا، مع غرفة مجانية لكل 16 غرفة مدفوعة. تجنبوا رأس السنة القمرية (6 فبراير 2027) والوسط بين سبتمبر وديسمبر.
أكثر ما يرفع تكلفة رحلة المجموعة ويضيّق خياراتها ليس الوجهة، بل التأخر في القرار. الفنادق تقلل الغرف المتاحة للمجموعات كلما اقترب الموعد، والسفن الجيدة تُحجز للمواسم المزدحمة قبل أشهر، والمرشدون باللغات غير الإنجليزية عددهم محدود. هذا جدول زمني عملي لمن ينظم رحلة لشركة أو عائلة كبيرة أو جمعية إلى فيتنام، مع المواسم والشروط التي يجب معرفتها. وكل خدماتنا للمجموعات في صفحة رحلات المجموعات والشركات في فيتنام.
الجدول الزمني: من 12 شهرًا إلى يوم السفر
| قبل السفر | ما يجب فعله |
|---|---|
| 12 شهرًا | تحديد الهدف (مكافأة، مؤتمر، رحلة عائلية)، العدد التقريبي، الشهر المفضل والميزانية التقريبية للشخص. طلب أول برنامج وعرض سعر. هذا ضروري للمجموعات فوق 50 شخصًا أو للسفر في مواسم الذروة. |
| 9 أشهر | اختيار البرنامج والفنادق، وطلب حجز مبدئي للغرف والسفن والقاعة. تأكيد الحجز بعربون 30%. |
| 6 أشهر | حجز الرحلات الدولية للمجموعة، وتأكيد المرشد الذي يتحدث العربية، وتصميم عشاء الحفل وأنشطة بناء الفريق. |
| 3 أشهر | قائمة المشاركين شبه النهائية، والتأشيرات الإلكترونية، وطلبات الطعام الخاصة، والهدايا المطبوعة بشعار الشركة. |
| 45 يومًا | دفع الرصيد، وتسليم قائمة توزيع الغرف (rooming list) النهائية وبيانات الرحلات. |
| أسبوعان | البرنامج النهائي والقسائم، وأرقام الطوارئ، ودليل مختصر للمشاركين. |
المجموعات الصغيرة (10 إلى 20 شخصًا) خارج المواسم المزدحمة يمكنها البدء قبل 4 إلى 6 أشهر. لكن كلما كان البدء أبكر، كانت فرصة الحصول على الفندق الأول في القائمة أكبر.
المواسم حسب المنطقة
- الشمال (هانوي، ها لونغ، نينه بينه): ألطف بين أكتوبر وأبريل. ديسمبر إلى فبراير بارد، والصيف حار ورطب. في خليج ها لونغ يجب متابعة العواصف صيفًا، وقد تُلغى ليلة السفينة إذا أُغلق الخليج.
- الوسط (دا نانغ، هوي آن): أفضل تقريبًا بين مارس وأغسطس، وهو مناسب للعطلة الصيفية العائلية. بين سبتمبر وديسمبر موسم الأمطار والعواصف، ولا ننصح به لحفل خارجي.
- الجنوب وفو كووك: موسم الجفاف تقريبًا من نوفمبر إلى أبريل.
- رأس السنة القمرية (تيت): في 6 فبراير 2027. خدمات كثيرة تتوقف، والغرف شحيحة والأسعار أعلى. إذا كانت المجموعة كبيرة فالأفضل تجنب الأسبوع المحيط به، أو الحجز مبكرًا جدًا.
للعائلات في الصيف: عطلة الصيف في فيتنام: أين يكون الطقس مناسبًا.
قائمة توزيع الغرف (Rooming list)
قائمة الغرف أهم مستند في رحلة المجموعة، وأكثرها عرضة للأخطاء. نرسل لكم نموذجًا جاهزًا يتضمن: اسم كل مشارك كما في جواز السفر، نوع الغرفة (مزدوجة بسرير كبير أو بسريرين، فردية، متصلة)، من يشارك مع من، الأطفال وأعمارهم، الاحتياجات الغذائية، وأي احتياج حركي. نطلب النسخة النهائية قبل الوصول بـ 45 يومًا، ونقبل التعديلات الصغيرة بعدها حسب سياسة الفندق. نصيحة عملية: عيّنوا شخصًا واحدًا من طرفكم مسؤولًا عن القائمة، حتى لا تصلنا نسخ متعارضة من أكثر من موظف.
شروط الدفع والغرف المجانية
- عربون 30% لتأكيد الحجز، والرصيد قبل الوصول بـ 45 يومًا.
- غرفة مجانية واحدة لكل 16 غرفة مدفوعة. الحساب بالغرف وليس بعدد الأشخاص: مجموعة من 32 شخصًا في 16 غرفة مزدوجة تحصل على غرفة واحدة مجانية.
- نرسل بيانات الدفع مع التأكيد فقط، ونطلب منكم التحقق منها معنا هاتفيًا قبل أول تحويل.
- شروط الإلغاء والتعديل مكتوبة في التأكيد، وتختلف حسب الفنادق والسفن في كل برنامج.
التأشيرة
مواطنو السعودية والإمارات وقطر والكويت وبقية دول الخليج يحتاجون إلى تأشيرة لدخول فيتنام، والطريق الأسهل هو التأشيرة الإلكترونية عبر البوابة الرسمية evisa.gov.vn. للمجموعات ننصح بتقديم الطلبات قبل السفر بشهرين إلى ثلاثة على الأقل، مع التأكد من صلاحية جوازات السفر. الخطوات بالتفصيل في دليل التأشيرة الإلكترونية للمسافرين العرب. وإذا كان البرنامج يشمل كمبوديا أو لاوس فلكل منهما إجراءاته؛ انظروا برنامج المجموعة إلى فيتنام وكمبوديا.
المرشد والطعام
المرشد الذي يتحدث العربية يُحجز مسبقًا، وفي مواسم الذروة كلما كان الحجز أبكر كان أفضل؛ وفي كمبوديا ولاوس وتايلاند يتوفر حسب التوفر. الوجبات الحلال نرتّبها حسب الطلب، ونحتاج إلى معرفة العدد الدقيق قبل 45 يومًا. للتفاصيل: دليل الرحلات الجماعية الحلال.
الأسئلة الشائعة
متى يجب أن نبدأ التخطيط لرحلة 60 شخصًا؟
قبل 9 إلى 12 شهرًا، خاصة إذا كان السفر في موسم ذروة. هذا يضمن الغرف والسفن والقاعة التي تريدونها.
هل يمكن تعديل قائمة الغرف بعد إرسالها؟
نعم، التعديلات الصغيرة ممكنة بعد 45 يومًا حسب سياسة كل فندق. التغييرات الكبيرة في العدد قد تؤثر في السعر.
كيف تُحسب الغرف المجانية؟
غرفة مجانية واحدة لكل 16 غرفة مدفوعة. الحساب بالغرف وليس بعدد الأشخاص.
ما أسوأ وقت لرحلة مجموعة إلى فيتنام؟
أسبوع رأس السنة القمرية (6 فبراير 2027) بسبب توقف الخدمات وشح الغرف، والوسط بين سبتمبر وديسمبر بسبب الأمطار والعواصف.
ميتا فوياج شركة سياحة دولية مرخّصة (رقم الترخيص 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) مقرها هانوي. اطلبوا عرض سعر لمجموعتكم.
