Como escolher um receptivo (DMC) no Vietnã para grupos e agências

Quando a viagem é de um casal, um problema no meio do caminho atrapalha duas pessoas. Quando é de um grupo de 40, de um incentivo com a diretoria ou de uma romaria organizada por uma agência, o mesmo problema vira crise. Por isso, a escolha do receptivo local, o DMC (destination management company), é a decisão mais importante de uma viagem de grupo ao Vietnã. Esta é a checklist que recomendamos para empresas, organizadores e agências brasileiras e portuguesas. Se a sua viagem é individual ou de casal, o nosso artigo sobre como escolher uma operadora de viagens privativas é o mais indicado.

1. Licença de operadora internacional, verificável

No Vietnã, empresas que recebem turistas estrangeiros precisam de licença de operadora de turismo internacional emitida pela autoridade nacional de turismo. Peça o número e confira no portal oficial quanlyluhanh.vn: nome da empresa, número da licença e situação devem bater com o contrato. A licença da Metta Voyage, por exemplo, é a n.º 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT.

2. Um coordenador por grupo

Pergunte quem vai cuidar do seu pedido. O modelo que funciona é um único coordenador do primeiro orçamento ao jantar de despedida, que conhece o histórico, as mudanças e as pessoas. Desconfie de propostas em que cada etapa (orçamento, reserva, operação) é tratada por uma pessoa diferente sem passagem de informação.

3. Plantão 24 horas durante a viagem

Voo atrasado, participante doente, mudança de tempo na baía: o grupo precisa de um número que responda a qualquer hora. Pergunte se o plantão é da própria equipe local e se ele atende também o organizador ou a agência, não só os viajantes.

4. Hotéis nomeados na proposta

“Hotel 4★ ou similar” não serve para grupo. A proposta deve trazer o hotel nomeado em cada noite, o tipo de quarto e, para eventos, a sala com a capacidade e a configuração. É isso que permite comparar propostas e aprovar internamente. Pergunte também se o DMC verificou capacidade e disponibilidade antes de mandar o orçamento.

5. Condições de pagamento e de grupo por escrito

Peça por escrito: sinal, prazo do saldo, política de cancelamento e de alteração, política de gratuidades e o que acontece se o número de participantes mudar. Como referência, as nossas condições são sinal de 30% para confirmar, saldo 45 dias antes da chegada e 1 FOC a cada 16 quartos pagos. Os dados bancários devem vir apenas com a confirmação, e vale confirmar por telefone antes da primeira transferência.

6. Guia que fala português

Para grupos brasileiros e portugueses, o guia em português muda a experiência: as explicações chegam a todos, inclusive aos mais velhos, e o grupo se sente cuidado. Pergunte se o DMC tem guias em português para todos os destinos do roteiro e com quanta antecedência é preciso reservar. Para extensões no Camboja, no Laos ou na Tailândia, a resposta honesta costuma ser “sujeito à disponibilidade”, e é bom que o DMC já ofereça uma alternativa.

7. Para agências: tarifa NET, white-label e o cliente é seu

Se você é agência ou operadora, verifique três coisas. Primeiro, se o DMC trabalha com tarifa NET por pessoa, por faixa de tamanho do grupo, para que você defina a sua margem. Segundo, se roteiros, vouchers e documentos podem sair com a sua marca (white-label). Terceiro, e mais importante, se o DMC se compromete a nunca contatar diretamente os seus clientes, antes, durante ou depois da viagem. Na Metta Voyage, essas três regras valem para toda agência parceira.

8. Experiência real com grupos

Pergunte quantos grupos o DMC opera e de que tamanho, sem aceitar só adjetivos. Os nossos números públicos: desde 2022, 106 grupos de 10 ou mais viajantes internacionais, 52 deles com 16 pessoas ou mais; no total, mais de 2.000 reservas e mais de 10.100 viajantes, com nota 4,9/5 no Tripadvisor.

Checklist rápida

• Licença internacional verificada em quanlyluhanh.vn.
• Um coordenador do início ao fim.
• Plantão 24 horas da equipe local.
• Hotéis e salas nomeados na proposta.
• Pagamento, cancelamento e FOC por escrito.
• Guia que fala português reservado com antecedência.
• Para agências: NET, white-label e nenhum contato com o cliente final.

Para organizar o calendário, veja como planejar uma viagem em grupo ao Vietnã; para eventos, o comparativo de destinos para convenção. Conheça também a nossa agência local com guia que fala português e a página de MICE e viagens em grupo, ou envie o seu pedido pelo formulário de grupos.

Perguntas frequentes

Como verifico se um receptivo no Vietnã é licenciado?

Peça o número da licença de operadora internacional e confira no portal oficial quanlyluhanh.vn. O nome da empresa e o número devem coincidir com o contrato.

O DMC pode falar diretamente com os clientes da minha agência?

Não deveria. Na Metta Voyage, nunca contatamos os clientes das agências parceiras, e os documentos podem sair com a marca da agência.

Vocês trabalham com comissão?

Não. Trabalhamos com tarifa NET por pessoa, por faixa de tamanho do grupo; a agência define a sua margem.

Que condições devo exigir por escrito?

Sinal, prazo do saldo, cancelamento, alterações no número de pessoas e política de gratuidades. As nossas: sinal de 30%, saldo 45 dias antes da chegada e 1 FOC a cada 16 quartos pagos.

A Metta Voyage é uma operadora de turismo internacional licenciada (n.º 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) com sede em Hanói. Peça um orçamento para o seu grupo.