Risposta rapida
Per una gala dinner in Vietnam le location più richieste sono il ponte di una nave nelle baie di Ha Long e Lan Ha, la città antica di Hoi An, la spiaggia di un resort a Da Nang o Phu Quoc e le sale degli hotel 5★ di Hanoi. Contano capienza, menu concordato (halal, kosher o vegetariano su richiesta), tecnica e una sala coperta già bloccata come piano B.
In un viaggio di gruppo la gala dinner è la serata che resta nelle foto: la premiazione, il discorso, la cena che chiude il viaggio. In Vietnam le scenografie non mancano, dal ponte di una nave tra i faraglioni della baia alla città antica di Hoi An illuminata dalle lanterne. Ma una bella location non basta: servono capienza vera, un menu che vada bene a tutti, audio che si senta e soprattutto un piano B per il meteo. Ecco le opzioni che proponiamo e come le organizziamo.
Le location per una gala dinner
Sul ponte di una nave nelle baie di Ha Long e Lan Ha
Aperitivo al tramonto, cena servita sul ponte, il silenzio della baia la sera. Per gruppi che stanno in una o due navi è la scelta più scenografica, con pernottamento a bordo. Per gruppi più grandi si dorme in hotel sulla baia e si noleggia una nave in esclusiva per la serata. La baia è più stabile tra ottobre e aprile; d’estate è bella ma va seguito il meteo, e in caso di tempesta le navi non escono: il piano B è una sala in hotel già bloccata.
Nella città antica di Hoi An
La città antica, patrimonio UNESCO, la sera si accende di lanterne. Si può organizzare una cena in uno spazio della città antica o lungo il fiume, magari dopo una passeggiata a piccoli gruppi. Il Centro rende meglio tra marzo e agosto; tra settembre e dicembre ci sono piogge e tifoni, quindi prevediamo sempre una sala coperta.
Sulla spiaggia di un resort a Da Nang o Phu Quoc
Il formato più flessibile per gruppi numerosi: prato o spiaggia del resort, palco, luci, buffet o cena servita, musica fino a tardi senza spostare nessuno. A Da Nang proponiamo, tra gli altri, Pullman Danang Beach Resort e Olalani Resort Da Nang; a Phu Quoc The Shells Resort & Spa Phu Quoc, Radisson Blu Resort Phu Quoc, Novotel Phu Quoc Resort o Seashells Phu Quoc Hotel & Spa. Verifichiamo capienza e disponibilità prima del preventivo.
Ad Hanoi
Sala ricevimenti di un hotel 5★ in centro, oppure un ristorante riservato in un edificio storico: la scelta giusta per la serata di apertura di una convention o per la chiusura di un viaggio che finisce nel nord.
Il menu: per tutti, senza sorprese
Un menu vietnamita ben scelto piace quasi a tutti: involtini, zuppe, pesce, verdure, frutta tropicale. Lo concordiamo prima, con il livello di piccante giusto e qualche piatto più internazionale per chi lo preferisce. Su richiesta prepariamo pasti halal, kosher e vegetariani indiani; intolleranze e allergie vanno indicate nella rooming list, così ogni ospite trova il suo piatto senza doverlo chiedere al tavolo.
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Audio, luci, presentatore e copione
- Palco e tecnica: schermi LED, audio e luci adatti allo spazio, microfoni per i discorsi.
- Copione: costruito sul messaggio dell’azienda, con orari precisi per premiazione, discorsi, cena e intrattenimento.
- Presentatore e, se volete, spettacoli di musica tradizionale o danza.
- Allestimento: fiori, tavoli, segnaposto, eventuale tema della serata.
- Foto e video, per la comunicazione interna del giorno dopo.
Tutto compare nel preventivo come voce separata, così sapete cosa state pagando.
Il piano B per il meteo
Ogni gala all’aperto ha una sala coperta già bloccata, non “da cercare se piove”. Decidiamo insieme un orario limite, di solito la mattina dell’evento, per confermare all’aperto o spostare. Nel Centro tra settembre e dicembre e nella baia in estate preferiamo proporre fin dall’inizio una location coperta con una parte esterna.
Consigli pratici
- Tenete la gala la penultima sera: l’ultima spesso ha voli all’alba.
- Discorsi brevi e tutti prima del piatto principale.
- Trasferimenti di rientro scaglionati per chi vuole tornare presto.
- Guida in italiano presente anche alla serata, per gli ospiti e per gli imprevisti.
La gala si inserisce in un viaggio incentive, chiude una convention aziendale o segue una giornata di team building. Le condizioni per i gruppi sono nella pagina MICE e viaggi di gruppo in Vietnam; per una proposta mandateci data, numero di ospiti e location preferita.
Domande frequenti
Si può fare una gala dinner su una nave per tutto il gruppo?
Sì, se il gruppo sta in una o due navi. Per gruppi più grandi si dorme in hotel sulla baia e si noleggia la nave in esclusiva per la serata.
Cosa succede se piove?
Ogni gala all’aperto ha una sala coperta già bloccata; si decide all’orario limite concordato, di solito la mattina dell’evento.
Potete gestire diete particolari?
Sì: pasti halal, kosher e vegetariani indiani su richiesta, più intolleranze e allergie indicate nella rooming list.
Metta Voyage è un tour operator internazionale con licenza (n. 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) con sede ad Hanoi. Richiedete un preventivo per il vostro gruppo.
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