Risposta rapida
Per un viaggio di gruppo in Vietnam conviene partire 9–12 mesi prima (6 bastano per gruppi piccoli fuori stagione): brief e blocco camere, conferma con acconto del 30%, rooming list definitiva e saldo 45 giorni prima dell’arrivo. Evitate il Tết (6 febbraio 2027) se vi servono molte camere e il Centro tra settembre e dicembre.
Un viaggio di gruppo in Vietnam si organizza bene se si parte presto e si rispettano poche scadenze chiare. Gli hotel e le navi migliori per trenta o cinquanta persone non si trovano a due mesi dalla partenza, soprattutto in alta stagione. Ecco il calendario che suggeriamo a aziende, agenzie e associazioni, le stagioni giuste per regione, la rooming list e le condizioni di pagamento.
Il calendario: 12, 9, 6 e 3 mesi prima
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| 12 mesi prima | Obiettivo del viaggio, numero indicativo di partecipanti, mese di partenza, budget. Primo brief al DMC e proposta con hotel indicati per nome. Per gruppi oltre le 40 persone in alta stagione è il momento di bloccare camere e navi. |
| 9 mesi prima | Scelta del programma, conferma con acconto del 30%. Blocco dei voli internazionali di gruppo con la compagnia aerea. Richiesta della guida in italiano per le date scelte. |
| 6 mesi prima | Apertura delle iscrizioni (per associazioni e parrocchie), raccolta dei dati di passaporto, scelta degli eventi: gala, team building, premiazione. |
| 3 mesi prima | Numeri quasi definitivi, prima rooming list, richieste di diete e mobilità, controllo dei documenti di viaggio. |
| 45 giorni prima | Saldo, rooming list definitiva, voli confermati, voucher finali. |
Per gruppi più piccoli (10–20 persone) fuori dalle date di punta, sei mesi bastano quasi sempre.
Le stagioni giuste per regione
- Nord (Hanoi, Ninh Binh, baie di Ha Long e Lan Ha): tra ottobre e aprile meno tempeste nella baia; tra dicembre e febbraio fa fresco, anche freddo la sera. L’estate è calda e va seguito il meteo per le crociere.
- Centro (Da Nang, Hoi An, Hue): il periodo migliore va circa da marzo ad agosto. Tra settembre e dicembre piogge e tifoni: per eventi all’aperto è meglio scegliere altro.
- Sud e Phu Quoc: stagione secca circa da novembre ad aprile.
Attenzione al Tết, il capodanno lunare, che nel 2027 cade il 6 febbraio: molti servizi chiudono per alcuni giorni e le camere scarseggiano perché viaggiano anche i vietnamiti. Se vi servono molte camere, evitate quella settimana o prenotate con largo anticipo. Lo stesso vale per Natale e per la primavera, quando arrivano molti gruppi europei: su richiesta teniamo bloccate le camere per le date di punta.
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La rooming list senza errori
La rooming list è il documento che dice a ogni hotel chi dorme con chi. Errori piccoli diventano problemi grandi all’arrivo di quaranta persone stanche. Ecco cosa deve contenere:
- nome e cognome esattamente come sul passaporto;
- tipo di camera: doppia, matrimoniale, singola, tripla;
- chi divide la camera con chi;
- diete e allergie (halal, kosher, vegetariano indiano su richiesta, intolleranze);
- esigenze di mobilità, camere al piano basso;
- arrivi e partenze diversi dal gruppo.
Una prima versione a tre mesi, quella definitiva 45 giorni prima dell’arrivo. Le modifiche successive si gestiscono, ma dipendono dalla disponibilità.
Pagamenti e gratuità
Le nostre condizioni per i gruppi sono brevi e scritte:
- acconto del 30% per confermare; con l’acconto blocchiamo camere, navi, voli interni e guide;
- saldo 45 giorni prima dell’arrivo;
- 1 gratuità (FOC) ogni 16 camere pagate: il conteggio è sulle camere, non sulle persone. Con 32 camere pagate le gratuità sono due;
- i dati bancari arrivano solo con la conferma, e vanno verificati per telefono prima del primo bonifico.
Per le agenzie le tariffe sono NET, i documenti escono con il vostro marchio e non contattiamo mai i vostri clienti.
Documenti di viaggio
I cittadini italiani entrano in Vietnam senza visto fino a 45 giorni; per soggiorni più lunghi c’è l’e-visa fino a 90 giorni sul portale ufficiale evisa.gov.vn. Il passaporto deve avere una validità residua adeguata: verificate prima della partenza su Viaggiare Sicuri, soprattutto se nel gruppo ci sono partecipanti con passaporti di altri paesi. Voli e documenti dall’Italia sono spiegati nella nostra pagina viaggio in Vietnam dall’Italia. Se il programma include la Cambogia, servirà anche il visto cambogiano, e lì la guida in italiano è secondo disponibilità: ne parliamo nell’itinerario di gruppo Vietnam e Cambogia.
Il primo passo
Non serve avere tutto deciso: bastano numero indicativo di persone, mese e tipo di viaggio. Entro 24 ore lavorative ricevete una proposta giorno per giorno con hotel indicati per nome e preventivo per fasce di partecipanti. Le condizioni complete sono nella pagina MICE e viaggi di gruppo in Vietnam; compilate il modulo per gruppi per iniziare.
Domande frequenti
Con quanto anticipo prenotare un viaggio di gruppo?
9–12 mesi per gruppi oltre le 40 persone in alta stagione; 6 mesi bastano di solito per gruppi più piccoli fuori dalle date di punta.
Quando va consegnata la rooming list?
Una prima versione circa tre mesi prima, quella definitiva 45 giorni prima dell’arrivo, insieme al saldo.
Come si calcola la gratuità?
1 FOC ogni 16 camere pagate: si contano le camere, non le persone.
Gli italiani hanno bisogno del visto?
No per soggiorni fino a 45 giorni; oltre serve l’e-visa sul portale ufficiale. Verificate prima della partenza su Viaggiare Sicuri.
Metta Voyage è un tour operator internazionale con licenza (n. 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) con sede ad Hanoi. Richiedete un preventivo per il vostro gruppo.
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