Как спланировать групповую поездку во Вьетнам: сроки за 12, 9, 6 и 3 месяца
Коротко
Для группы от 20 человек начинайте за 9–12 месяцев, особенно если едете в высокий сезон или на новогодние каникулы. Порядок такой: выбрать месяц и регион, получить предложение, внести предоплату 30%, за 45 дней до приезда оплатить остаток и прислать список расселения. Группам — 1 FOC на каждые 16 оплаченных номеров.
Групповую поездку проваливают не плохие отели и не погода, а сроки: номера на нужные даты уже разобраны, участники узнают о поездке слишком поздно, список расселения меняется за неделю до вылета. Ниже — график, по которому мы советуем готовить групповую поездку во Вьетнам, и то, что нужно учесть на каждом этапе.
За 12 месяцев: месяц, регион, формат
На этом этапе решаются три вопроса: когда, куда и зачем. Для больших групп (от 40 человек), инсентивов на высокий сезон и поездок на российские новогодние каникулы год — не перестраховка, а нормальный срок.
- Определите месяц или окно дат и примерное количество участников.
- Сформулируйте задачу: награда, конференция, клубная поездка, отдых.
- Пришлите нам бриф — в течение 24 часов в рабочие дни придёт первое предложение с программой и расчётом по размеру группы.
Сезоны по регионам
| Регион | Лучшее время для группы | Что учесть |
|---|---|---|
| Ханой, Ниньбинь, бухты Халонг и Ланха | Примерно октябрь–апрель | Декабрь–февраль прохладно; летом в бухтах солнечно, но бывают тайфуны |
| Дананг, Хойан, Хюэ | Примерно март–август | С сентября по декабрь дожди и штормы на побережье |
| Хошимин, дельта Меконга | Примерно декабрь–апрель | Летом короткие тропические ливни |
| Фукуок | Примерно ноябрь–апрель | Высокий сезон совпадает с новогодними каникулами |
| Камбоджа, Лаос | Примерно ноябрь–февраль | С марта по май жарко |
Отдельно о Тете — вьетнамском Новом годе по лунному календарю. В 2027 году он приходится на 6 февраля. Несколько дней до и после праздника многие рестораны и службы закрыты, а вьетнамцы сами путешествуют, поэтому номеров и билетов почти нет. Если вам нужно много номеров, выбирайте другие даты или бронируйте очень заранее. О поездках на российские новогодние каникулы — в статье «Новогодние каникулы во Вьетнаме», а где тепло зимой — в статье «Вьетнам зимой».
За 9 месяцев: программа и подтверждение
- Доработайте с нами программу: отели (в предложении они названы поимённо), количество ночей, вечерние мероприятия.
- Получите расчёт для нескольких размеров группы — например, для 20, 30 и 40 человек: он поможет понять, как меняется стоимость на человека, если часть участников откажется.
- Подтвердите бронирование предоплатой 30%. После этого мы фиксируем номера, суда, внутренние перелёты и гидов. Как оплатить из России, — в статье «Как оплатить тур во Вьетнам».
- Если нужен русскоговорящий гид (бронируется заранее), закрепите его сейчас — в высокий сезон хорошие гиды заняты. В Камбодже и Лаосе русскоговорящий гид — при наличии свободных гидов.
За 6 месяцев: участники и перелёты
- Соберите список участников и разошлите им программу.
- Решите вопрос с международными перелётами: групповой тариф или каждый покупает сам. Нам нужна таблица прилётов, чтобы спланировать встречи.
- Проверьте документы. Гражданам России для поездки до 45 дней виза не нужна: безвизовый режим действует по постановлению правительства Вьетнама № 44/NQ-CP с 15 марта 2025 года по 14 марта 2028 года. Если поездка длиннее, оформляется электронная виза до 90 дней на портале evisa.gov.vn. Подробнее — в статье о безвизовом въезде. Участникам из Казахстана и других стран — проверить правила на evisa.gov.vn. Паспорт должен быть действителен с запасом.
За 3 месяца: детали
- Начните собирать список расселения (rooming list): кто с кем живёт, DBL или TWN, кому нужен SGL, кто приезжает раньше или остаётся дольше.
- Соберите пожелания по питанию: халяльное, кошерное, вегетарианское меню, аллергии.
- Согласуйте сценарий гала-ужина и тимбилдинга, если они есть.
За 45 дней: остаток и финальные списки
Остаток оплачивается за 45 дней до приезда. К этому же сроку нам нужен окончательный rooming list, рейсы всех участников и особые пожелания. После этого мы отправляем финальные ваучеры и памятку. Изменения после этого срока возможны, но зависят от условий отелей и перевозчиков — они указаны в подтверждении.
Что такое FOC и как он считается
Группам мы предоставляем 1 FOC (бесплатное место) на каждые 16 оплаченных номеров. Считаются именно номера, а не люди: 32 участника в двухместных номерах — это 16 номеров и одно бесплатное место; 32 участника, из которых половина живёт поодиночке, — уже 24 номера и тоже одно FOC. Обычно его отдают организатору или сопровождающему от компании.
Во время поездки
Группу ведёт один координатор — тот же, кто готовил программу. Пока группа во Вьетнаме, работает дежурная линия 24/7. Подробнее о маршрутах для групп — в статьях «Вьетнам и Камбоджа для группы» и «Групповой тур для клуба или сообщества»; все форматы — на странице «MICE и групповые туры во Вьетнам».
Частые вопросы
За сколько времени бронировать групповую поездку во Вьетнам?
Для группы от 20 человек — за 9–12 месяцев, особенно на высокий сезон и новогодние каникулы. Для небольшой группы вне сезона хватает 4–6 месяцев.
Какие условия оплаты для групп?
Предоплата 30% подтверждает бронирование, остаток оплачивается за 45 дней до приезда.
Когда нужен список расселения?
Окончательный rooming list нужен к сроку оплаты остатка — за 45 дней до приезда. Черновик лучше прислать раньше, за 2–3 месяца.
Стоит ли ехать на Тет?
Большой группе лучше не планировать поездку на даты вокруг Тета (6 февраля 2027 года): многие службы закрыты, номеров и билетов почти нет.
Metta Voyage — лицензированный международный туроператор (лицензия № 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) с офисом в Ханое. Запросите расчёт для вашей группы.
