Tóm tắt nhanh
Tổ chức hội thảo quốc tế tại Hà Nội nên bắt đầu sớm từ thủ tục và thị thực, vì đó là phần cần nhiều thời gian nhất. Tiếp theo là chọn địa điểm theo quy mô và kiểu phiên dịch (cabin dịch song song hay dịch nối tiếp), rồi mới đến đón tiễn, tiệc và chương trình tham quan. Sau hội thảo, khách mời thường có nửa ngày ở Hà Nội hoặc một, hai ngày đi Ninh Bình, Hạ Long.
Hà Nội là nơi nhiều doanh nghiệp, hiệp hội và tổ chức chọn để đón khách quốc tế: sân bay quốc tế Nội Bài, nhiều khách sạn lớn có hội trường, và một thành phố có đủ di sản để khách mời muốn ở lại thêm vài ngày. Nhưng một hội thảo quốc tế có nhiều việc mà hội nghị trong nước không có: thị thực cho khách mời, phiên dịch, tài liệu song ngữ, đón tiễn nhiều chuyến bay khác nhau. Bài này liệt kê những việc chính theo thứ tự nên làm.
Tổ chức hội thảo quốc tế Hà Nội: bắt đầu từ thủ tục
Hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tổ chức tại Việt Nam thuộc diện phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép theo quy định về quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế. Đơn vị chủ trì nên kiểm tra với cơ quan chủ quản của mình về hồ sơ và thời gian xin phép ngay từ khi lên kế hoạch, trước khi gửi thư mời chính thức. Phần này do đơn vị chủ trì thực hiện; chúng tôi phối hợp cung cấp thông tin chương trình, địa điểm và danh sách dịch vụ khi cần.
Thị thực cho khách mời nước ngoài
- Thị thực điện tử: Việt Nam cấp thị thực điện tử cho công dân nhiều quốc gia, thời hạn tối đa đến chín mươi ngày, một lần hoặc nhiều lần. Khách mời tự nộp trực tuyến, nên nộp sớm vài tuần trước ngày bay.
- Miễn thị thực: công dân một số nước được miễn thị thực trong thời gian nhất định; danh sách và số ngày có thể thay đổi.
- Công văn nhập cảnh: với một số trường hợp, đơn vị mời có thể làm hồ sơ bảo lãnh để khách nhận thị thực theo quy định.
Quy định thị thực thay đổi theo thời gian; khách mời và đơn vị tổ chức nên kiểm tra lại trên cổng thông tin chính thức của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại trước khi nộp. Chúng tôi gửi khách mời hướng dẫn ngắn bằng tiếng Anh về giấy tờ, thời gian nộp và thông tin cần điền.
Chọn địa điểm
| Loại địa điểm | Hợp với | Lưu ý |
|---|---|---|
| Trung tâm hội nghị lớn | Hội thảo vài trăm đến hàng nghìn khách, nhiều phiên song song | Cần sắp xếp khách sạn và xe đưa đón riêng cho khách mời |
| Khách sạn 5 sao trong nội thành | Hội thảo vài chục đến vài trăm khách, khách mời ở luôn tại chỗ | Hỏi kỹ sức chứa theo kiểu bố trí và chỗ đặt cabin phiên dịch |
| Không gian di sản, nhà hàng đặc biệt | Tiệc chào mừng hoặc tiệc tối | Thường hạn chế về âm thanh, giờ kết thúc và lối đi cho xe |
Khu Hoàn Kiếm, Ba Đình thuận tiện cho khách đi dạo phố cổ buổi tối; khu Tây Hồ yên tĩnh hơn; khu phía tây thành phố gần các trung tâm hội nghị lớn. Chúng tôi kiểm tra phòng họp/sức chứa và lịch trống của địa điểm trước khi báo giá. Nếu bạn đang so sánh nhiều nơi, bài những câu hỏi cần hỏi trước khi ký hợp đồng hội nghị có danh sách để đối chiếu.
Bạn đang chuẩn bị một hội thảo có khách mời quốc tế tại Hà Nội? Gửi số khách, số ngày và ngôn ngữ cần phiên dịch để chúng tôi đề xuất phương án. Nhận báo giá sự kiện
Phiên dịch: cabin hay nối tiếp
- Dịch song song qua cabin: phiên dịch viên ngồi trong cabin, khách nghe qua tai nghe; hợp hội thảo dài, nhiều khách, nhiều ngôn ngữ. Cần chỗ đặt cabin, thiết bị phát và thu, thường hai phiên dịch viên cho mỗi cặp ngôn ngữ để luân phiên.
- Dịch nối tiếp: diễn giả nói từng đoạn, phiên dịch nhắc lại; hợp phiên ngắn, họp bàn tròn, ký kết. Thời lượng phiên gần như gấp đôi.
- Tài liệu song ngữ: chương trình, bảng tên, slide, biển chỉ dẫn nên dịch trước và gửi phiên dịch viên sớm để chuẩn bị thuật ngữ.
Khả năng đáp ứng từng ngôn ngữ phụ thuộc lịch của phiên dịch viên; chúng tôi xác nhận khi nhận brief, nhất là với ngôn ngữ ít phổ biến.
Đón tiễn và chăm sóc khách mời
- Đón tại sân bay Nội Bài theo từng chuyến bay, có bảng tên và người đón nói được ngôn ngữ chung với khách.
- Bàn hỗ trợ ở khách sạn trong suốt hội thảo: thông tin lịch trình, đổi tiền, sim điện thoại, xe đi lại.
- Thông tin gửi trước: thời tiết theo mùa, trang phục, ổ cắm điện, cách đi lại trong thành phố.
- Lưu ý ăn kiêng, tôn giáo và dị ứng ngay từ phiếu đăng ký.
Lịch tham quan sau hội thảo
| Thời lượng | Gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nửa ngày | Văn Miếu, chùa Trấn Quốc, hồ Hoàn Kiếm và phố cổ | Hợp buổi chiều cuối, trước tiệc chia tay |
| Một ngày | Ninh Bình: Tràng An hoặc Tam Cốc | Đi xe về trong ngày, hoặc nghỉ một đêm tại Wyndham Grand Vedana Ninh Bình |
| Hai ngày một đêm | Hạ Long hoặc Lan Hạ trên du thuyền | Đặt sớm vào mùa đông khách; tham khảo bài gala dinner du thuyền Hạ Long – Lan Hạ |
| Hai, ba ngày | Mai Châu với Avana Retreat, hoặc Sa Pa | Hợp khách mời muốn ở lại thêm, nhịp chậm |
Xem thêm các khu nghỉ ở miền Bắc trong danh mục resort của chúng tôi. Chương trình tham quan nên để khách đăng ký trước, kèm số lượng tối thiểu cho từng tuyến, để sắp xếp xe và hướng dẫn viên phù hợp.
Mốc thời gian gợi ý
- Sớm nhất có thể: xin phép tổ chức hội thảo, chọn ngày, giữ địa điểm.
- Trước nhiều tháng: gửi thư mời, mở đăng ký, hướng dẫn thị thực.
- Trước vài tuần: chốt danh sách, chuyến bay của khách, phiên dịch, tài liệu.
- Tuần cuối: chạy thử âm thanh, cabin, trình chiếu; xác nhận lại đón tiễn.
Bài kế hoạch tổ chức sự kiện doanh nghiệp trong 60 ngày có thêm các mốc chi tiết cho phần hậu cần.
Metta Voyage hỗ trợ gì
Chúng tôi là doanh nghiệp lữ hành quốc tế, hằng năm đón nhiều đoàn khách nước ngoài đến Việt Nam. Với hội thảo quốc tế, chúng tôi lo địa điểm, phòng khách sạn, đón tiễn sân bay, xe, phiên dịch, tiệc và chương trình tham quan sau hội thảo, một đầu mối cho đơn vị chủ trì. Xem thêm tại trang sự kiện, hội nghị doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Khách mời nước ngoài xin thị thực Việt Nam thế nào?
Phần lớn có thể nộp thị thực điện tử trực tuyến, thời hạn tối đa đến chín mươi ngày. Quy định thay đổi theo thời gian, nên kiểm tra lại với cơ quan chức năng trước khi nộp.
Tổ chức hội thảo quốc tế có cần xin phép không?
Có. Hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Đơn vị chủ trì nên kiểm tra với cơ quan chủ quản ngay từ đầu.
Nên chọn dịch cabin hay dịch nối tiếp?
Hội thảo dài, nhiều khách nên dùng dịch cabin. Phiên ngắn, họp bàn tròn có thể dùng dịch nối tiếp.
Sau hội thảo nên đưa khách mời đi đâu?
Nửa ngày ở phố cổ Hà Nội, hoặc một, hai ngày đi Ninh Bình, Hạ Long tuỳ thời gian của khách.
Gửi cho chúng tôi ngày dự kiến, số khách mời trong và ngoài nước, ngôn ngữ cần phiên dịch – chúng tôi đề xuất địa điểm và chương trình phù hợp. Nhận báo giá sự kiện. Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế (giấy phép 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) tại Hà Nội.
Comment (0)