Tóm tắt nhanh
Hội nghị khách hàng ở Hạ Long hợp với doanh nghiệp có khách, đại lý ở miền Bắc: đi xe từ Hà Nội theo cao tốc, khách phía Nam bay tới sân bay Vân Đồn. Khung phổ biến là hai ngày một đêm: hội nghị trên bờ buổi chiều ngày đầu, gala tối, sáng hôm sau một buổi du thuyền trên vịnh rồi trở về. Chốt sớm số khách, kiểu bố trí hội trường và phương án thời tiết trên vịnh.
Hội nghị khách hàng khác hội nghị nội bộ ở một điểm: khách mời là người bạn muốn giữ chân, nên mọi chi tiết từ xe đón, chỗ ngồi đến bữa tối đều được nhìn như một phần của sản phẩm. Hạ Long – Quảng Ninh là lựa chọn quen thuộc cho đoàn miền Bắc vì đi lại thuận tiện, khách sạn, resort ven vịnh có hội trường, và có vịnh làm điểm nhấn mà không cần đi xa. Bài này gợi ý cách chọn nơi tổ chức, kịch bản hai ngày và cách đưa một hoạt động trên vịnh vào chương trình mà không làm hội nghị bị loãng.
Vì sao chọn Hạ Long cho hội nghị khách hàng
- Đi lại: từ Hà Nội theo cao tốc, đoàn đi xe trong buổi sáng là kịp chương trình buổi chiều. Khách từ miền Trung, miền Nam có thể bay tới sân bay Vân Đồn rồi đi xe về Hạ Long.
- Nơi họp trên bờ: khu Bãi Cháy và Tuần Châu có nhiều khách sạn, resort lớn ven vịnh, có hội trường và phòng tiệc cho đoàn vài chục đến vài trăm khách.
- Điểm nhấn: một buổi trên vịnh là trải nghiệm khách mời nhớ lâu hơn một bài thuyết trình, và cũng là dịp để đội kinh doanh trò chuyện thân mật với khách.
- Hợp đại lý, nhà phân phối: chương trình hai ngày không làm khách phải nghỉ việc dài.
Với hội nghị có nhiều khách mời bay từ xa, hoặc muốn nắng ấm và biển, bạn có thể so sánh với bài hội nghị Đà Nẵng – Hội An kết hợp nghỉ dưỡng. Hạ Long mạnh nhất khi phần lớn khách mời ở miền Bắc.
Chọn nơi tổ chức trên bờ
Phần hội nghị nên đặt ở hội trường trên bờ, không đặt trên tàu: âm thanh, trình chiếu và lối đi cho khách ổn định hơn, không phụ thuộc sóng gió. Khi chọn khách sạn, resort, chúng tôi xem bốn điểm sau.
| Tiêu chí | Nên hỏi gì | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Hội trường | Sức chứa theo kiểu bàn tròn, kiểu lớp học, kiểu nhà hát; trần cao, cột | Hội nghị khách hàng thường ngồi bàn tròn, sức chứa thấp hơn nhiều so với kiểu nhà hát |
| Khu đón khách | Có sảnh cho bàn đăng ký, khu trưng bày sản phẩm, tiệc trà không | Ấn tượng đầu tiên của khách mời là lúc đăng ký |
| Phòng ở | Số phòng hướng vịnh, phòng cho khách VIP, quy định nhận phòng sớm | Khách mời quan trọng nên được xếp phòng tốt và nhận phòng nhanh |
| Vị trí | Thời gian đi từ khách sạn ra bến tàu | Buổi sáng trên vịnh cần xuất phát đúng giờ |
Chúng tôi kiểm tra phòng họp/sức chứa và lịch trống của khách sạn, resort trước khi báo giá, thường đưa hai đến ba phương án để bạn so sánh. Nếu bạn đang cân nhắc giữa nhiều nơi, bài chọn resort hội nghị 5 sao có danh sách câu hỏi nên đặt trước khi ký hợp đồng.
Kịch bản hai ngày một đêm
Nguyên tắc: phần nội dung chính vào buổi chiều ngày đầu khi khách vừa đến và còn tập trung; buổi tối là gala tri ân; sáng hôm sau là phần trải nghiệm trên vịnh, nhẹ nhàng, không có bài phát biểu dài.
| Thời điểm | Ngày 1 | Ngày 2 |
|---|---|---|
| Sáng | Đón khách tại Hà Nội hoặc sân bay Vân Đồn, đi xe về Hạ Long, ăn trưa | Ra bến, lên du thuyền đi vịnh; tham quan hang động hoặc đảo, ăn nhẹ trên tàu |
| Chiều | Đăng ký, khai mạc, phần chính: kết quả năm, chính sách mới, giới thiệu sản phẩm; tiệc trà giữa giờ | Về bến, ăn trưa, xe đưa khách về Hà Nội hoặc ra sân bay |
| Tối | Gala tri ân: vinh danh đại lý, khách hàng tiêu biểu, chương trình nghệ thuật | — |
Nếu khách mời đông và muốn có thêm thời gian giao lưu, khung ba ngày hai đêm cho phép ngày giữa dành cho hội thảo nhóm theo khu vực hoặc ngành hàng, buổi chiều đi vịnh, tối thứ hai là gala.
Bạn đang lên kế hoạch hội nghị khách hàng hoặc đại lý ở Hạ Long? Gửi số khách, ngày dự kiến và nơi khách xuất phát để chúng tôi đề xuất phương án. Nhận báo giá sự kiện
Một buổi trên vịnh: chọn hoạt động nào
Buổi trên vịnh nên ngắn gọn và dễ với mọi khách mời, kể cả người lớn tuổi hoặc không quen đi biển. Một số lựa chọn thường dùng:
| Hoạt động | Hợp với | Lưu ý |
|---|---|---|
| Du thuyền đi trong ngày, tham quan hang động hoặc đảo | Đoàn đông, nhiều độ tuổi | Hang có bậc thang; người đi lại khó khăn có thể ở lại trên tàu |
| Tiệc trưa hoặc tiệc nhẹ trên boong | Khách VIP, đoàn nhỏ | Phụ thuộc thời tiết, cần phương án tổ chức trong khoang |
| Chèo thuyền kayak hoặc đi đò nan | Khách trẻ, thích vận động | Tuỳ khu vực và quy định của ban quản lý vịnh từng thời điểm |
| Du thuyền ngủ đêm cho nhóm khách VIP | Một nhóm nhỏ khách quan trọng nhất | Tách riêng khỏi đoàn chính, đặt sớm |
Lịch tàu và tuyến tham quan do ban quản lý vịnh và chủ tàu quyết định, có thể thay đổi theo thời tiết. Chúng tôi kiểm tra lịch trống của du thuyền cùng lúc với hội trường để hai phần khớp nhau. Nếu bạn muốn tổ chức gala ngay trên tàu thay vì trên bờ, bài gala dinner du thuyền Hạ Long – Lan Hạ phân tích kỹ những gì cần biết.
Thời điểm và thời tiết
- Mùa thu: thường là thời điểm dễ chịu nhất trên vịnh, trời trong, ít mưa.
- Mùa hè: nắng đẹp nhưng có thể có bão; tàu có thể bị dừng ra khơi theo lệnh của cảng vụ, nên luôn có phương án thay thế trên bờ.
- Mùa đông, đầu xuân: trời se lạnh, có sương mù, cảnh vịnh mờ hơn; hội nghị trên bờ vẫn tổ chức tốt, buổi trên vịnh nên vào giữa trưa.
Checklist cho ban tổ chức
- Danh sách khách mời chia theo nhóm: khách VIP, đại lý, khách hàng, khách mời bên ngoài; mỗi nhóm có người phụ trách.
- Xe đón: lịch xe theo từng điểm xuất phát, người đón ở sân bay, bảng tên.
- Hội trường: kiểu bố trí, sân khấu, màn hình, khu trưng bày sản phẩm.
- Kịch bản MC và danh sách vinh danh: chốt sớm để chuẩn bị cúp, kỷ niệm chương.
- Quà tặng khách mời: chuẩn bị trước, giao tại phòng hoặc cuối gala.
- Phương án thời tiết: nếu tàu không ra được, thay bằng hoạt động trên bờ đã đặt trước.
- Ngân sách theo hạng mục: đối chiếu với bài các hạng mục chi phí MICE hay bị bỏ sót.
Metta Voyage hỗ trợ gì
Chúng tôi làm một đầu mối cho cả chương trình: đề xuất nơi tổ chức và kịch bản, giữ chỗ hội trường, phòng và du thuyền, xe đón theo nhiều điểm, âm thanh ánh sáng, MC, quà tặng và điều phối tại chỗ. Báo giá tách theo hạng mục, có hợp đồng và hoá đơn đầy đủ cho doanh nghiệp. Xem thêm dịch vụ tại trang sự kiện, hội nghị và team building doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Hội nghị khách hàng ở Hạ Long nên kéo dài mấy ngày?
Hai ngày một đêm là phổ biến nhất với khách từ Hà Nội. Ba ngày hai đêm hợp khi có hội thảo nhóm hoặc nhiều khách bay từ xa.
Có nên tổ chức hội nghị ngay trên du thuyền không?
Phần hội nghị chính nên ở hội trường trên bờ để âm thanh, trình chiếu ổn định. Du thuyền hợp cho phần trải nghiệm hoặc tiệc.
Nếu thời tiết xấu, tàu không ra vịnh được thì sao?
Chúng tôi chuẩn bị sẵn phương án trên bờ và thống nhất với bạn từ đầu, để chương trình không bị trống.
Khách từ TP.HCM đến Hạ Long thế nào?
Khách có thể bay tới sân bay Vân Đồn hoặc Nội Bài rồi đi xe. Chúng tôi xếp lịch xe đón theo giờ bay của từng nhóm.
Gửi cho chúng tôi số khách mời, ngày dự kiến và mục tiêu của hội nghị – chúng tôi đề xuất nơi tổ chức ở Hạ Long và kịch bản phù hợp. Nhận báo giá sự kiện. Metta Voyage là doanh nghiệp lữ hành quốc tế (giấy phép 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) tại Hà Nội.
Comment (0)