Risposta rapida
Per scegliere un DMC in Vietnam per un gruppo verificate la licenza internazionale sul registro ufficiale quanlyluhanh.vn, chiedete un referente unico, una linea 24/7, hotel indicati per nome, condizioni di pagamento scritte e una guida in italiano confermata. Per le agenzie: tariffe NET, documenti a vostro marchio e nessun contatto con i vostri clienti.
Quando un’azienda, un’agenzia o un’associazione porta un gruppo in Vietnam, la scelta più importante non è l’hotel né l’itinerario: è il DMC, l’organizzatore sul posto che firmerà i contratti con hotel, navi e trasporti e che risponderà al telefono alle due di notte se un volo salta. Un buon DMC si riconosce da poche cose verificabili prima di firmare. Ecco la lista che useremmo noi se fossimo dall’altra parte del tavolo.
1. La licenza internazionale, verificata
In Vietnam un operatore che organizza viaggi per stranieri deve avere una licenza di lavoro internazionale rilasciata dall’autorità nazionale del turismo. Non fidatevi di un logo sul sito: chiedete il numero e controllatelo sul registro ufficiale quanlyluhanh.vn. Nel nostro caso è la licenza n. 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT. Controllate anche che la società che emette le fatture sia la stessa titolare della licenza.
2. Un solo coordinatore per la pratica
Per un gruppo il problema più frequente non è un errore grande, ma tanti piccoli passaggi di consegne: chi ha fatto il preventivo non è chi prenota, chi prenota non è chi gestisce l’arrivo. Chiedete chi sarà la vostra persona di riferimento dal primo preventivo alla cena d’addio. Da noi è un solo coordinatore per tutta la pratica: non dovrete rispiegare niente.
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3. Una linea operativa 24/7
Durante il viaggio servono un numero attivo giorno e notte e qualcuno che possa decidere: cambiare un volo interno, trovare un medico, spostare una cena per il maltempo. Chiedete come funziona l’assistenza durante il viaggio, non solo prima.
4. Hotel indicati per nome nella proposta
“Hotel 4★ o similare” non basta per un gruppo: è proprio il “similare” che crea sorprese. Una proposta seria indica l’hotel per ogni notte, con la categoria di camera, e dice cosa succede se una struttura non conferma. Per sedi di convention e resort chiedete anche conferma della capienza delle sale nelle vostre date.
5. Condizioni di pagamento per iscritto
Acconto, saldo, penali di cancellazione, gratuità: tutto deve essere scritto prima della conferma. Le nostre condizioni, per esempio, sono acconto del 30% alla conferma, saldo 45 giorni prima dell’arrivo e 1 gratuità (FOC) ogni 16 camere pagate. Un’altra regola d’oro: i dati bancari si ricevono solo con la conferma e si verificano per telefono prima del primo bonifico; non pagate mai su coordinate arrivate da un messaggio che non vi aspettate.
6. La guida nella vostra lingua, confermata
Per un gruppo italiano la guida in italiano cambia il viaggio: chiedete che sia confermata per nome nelle date del viaggio, non “su richiesta”. Noi abbiamo guide in italiano in tutto il Vietnam, da prenotare con anticipo; per estensioni in Cambogia, Laos o Thailandia la guida in italiano è secondo disponibilità e ve lo diciamo subito. Per gruppi su più pullman servono più guide: verificate che siano nel preventivo.
7. Per le agenzie: white label e rispetto dei clienti
Se siete un’agenzia o un tour operator, tre punti sono essenziali:
- tariffe NET, a cui aggiungete il vostro margine, senza commissioni nascoste;
- documenti con il vostro marchio: programmi, voucher e documenti per i clienti escono a nome vostro (white label);
- nessun contatto diretto con i vostri clienti, né prima né dopo il viaggio. Durante il viaggio i clienti parlano con la guida e con la linea operativa, non ricevono proposte commerciali.
8. Tempi di risposta e trasparenza
Un buon DMC risponde in fretta e dice quando non può farlo. Noi mandiamo la prima proposta entro 24 ore lavorative; per gruppi multi-paese complessi può servire qualche giorno in più, e lo diciamo subito. Ogni revisione torna con il preventivo aggiornato, diviso per voce.
Domande da fare prima di firmare
- Qual è il vostro numero di licenza e a quale società è intestata?
- Chi sarà il mio referente unico?
- Quali hotel, per nome, ogni notte?
- Come funzionano acconto, saldo, penali e gratuità?
- La guida in italiano è confermata per le nostre date?
- Chi risponde di notte durante il viaggio?
Per un viaggio privato i criteri sono simili ma non identici: li trovate nella nostra guida come scegliere un tour operator privato in Vietnam. Per i tempi di organizzazione di un gruppo leggete invece organizzare un viaggio di gruppo in Vietnam.
Chi siamo, in breve
Metta Voyage è un DMC fondato ad Hanoi alla fine del 2019, con uffici ad Hanoi e Ho Chi Minh City: oltre 2.000 prenotazioni, più di 10.100 viaggiatori, 4,9/5 su Tripadvisor, 106 gruppi da almeno 10 ospiti internazionali dal 2022. Nel 2025 abbiamo ricevuto il premio World Luxury Travel Awards come Sustainable Tour Company – South East Asia. Leggete le recensioni dei clienti e la pagina MICE e viaggi di gruppo in Vietnam, poi mandateci il vostro brief.
Domande frequenti
Come verifico la licenza di un DMC vietnamita?
Chiedete il numero di licenza internazionale e cercatelo sul registro ufficiale quanlyluhanh.vn; controllate che la società titolare sia la stessa che emette le fatture.
Che differenza c’è tra DMC e agenzia?
Il DMC è l’organizzatore sul posto: contratta hotel, navi, trasporti e guide e gestisce il gruppo durante il viaggio. L’agenzia vende il viaggio al cliente finale e può lavorare con il DMC in white label.
Lavorate a commissione con le agenzie?
No: tariffe NET a cui l’agenzia aggiunge il proprio margine, documenti con il suo marchio e nessun contatto diretto con i suoi clienti.
In quanto tempo arriva la proposta?
Entro 24 ore lavorative; per gruppi multi-paese complessi può servire qualche giorno in più.
Metta Voyage è un tour operator internazionale con licenza (n. 01-1167/2023/CDLQGVN-GP LHQT) con sede ad Hanoi. Richiedete un preventivo per il vostro gruppo.
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